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Agente, agent de soutien administratif, classe I

Cégep de Sorel-Tracy

C'est un Temps-Plein job à Sorel-Tracy, QC publiée le novembre 19, 2018.

AGENTE, AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE I

 

Direction des études – organisation de l’enseignement

Poste régulier à temps complet

 

Concours S-A18-09

5-1.02 c)

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien.

De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :

réalise une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activité, notamment :

accueille la clientèle au comptoir et reçoit les appels téléphoniques du service ;

transmet les informations et renseignements relevant de sa compétence et de son secteur d’activités quant aux opérations administratives reliées au dossier de l’étudiant et aux services de la communauté collégiale, entre autres :

admission, choix de cours et inscription, changement de programme, modification de notes, révision de notes, examen de reprise, annulation de cours, calendrier scolaire, le portail Omnivox, etc.

gestion des cartes étudiantes,

attribution des casiers,

émission des bulletins officiels

production des attestations de fréquentation scolaire, de documents imprimés à la demande de la clientèle étudiante (assurance, autobus, traversiers ou autres);

effectue diverses opérations reliées à l’application « compte à recevoir » de Clara, entre autres, la perception des droits d’inscription et des frais afférents aux services de l’enseignement régulier et à la formation continue, conformément à la règlementation du Collège, ainsi que la fermeture, le dépôt et le transfert des lots et la balance des caisses;

tient à jour le registre des signatures pour tous les diplômes remis aux étudiants;

tient à jour le dossier des commandites de cours;

tient à jour et assure le suivi des demandes de la clientèle internationale;

procède au traitement des dossiers étudiants provenant du SRAM et des admissions tardives pour les nouveaux admis et procède à l’envoi des décisions d’admission;

assure la surveillance et transmet les directives relativement à la passation des examens par correspondance et de l’épreuve uniforme de français;

procède aux enregistrements et à la vérification de données ainsi qu’à diverses analyses requises dans le cadre de son travail;

participe aux opérations courantes du service, notamment les séances d’information, les tests de classement, le montage de documents pour les diverses activités du service et du Collège, les envois postaux massifs;

tient à jour des banques de données, l’inventaire de documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste;

cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou les rapports, reçoit, dépouille, achemine la correspondance de son secteur;

assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies;

effectue la correspondance dans certains dossiers, selon les directives émises;

initie au travail les nouvelles personnes;

utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;

elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activité;

effectue la saisie de données et la mise en pages de lettres, notes de service, documents, tableaux, etc.;

tient à jour le classement et procède à la numérisation, à l’archivage ou à la destruction des documents selon le calendrier de conservation établi.

Cette personne peut être appelée à accomplir toute autre tâche connexe.

 

 

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Autres exigences

Bonne maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft (Word, Excel, Outlook);

Bonne connaissance des applications de Skytech (Clara, Mio, Omnivox) (atout);

Autonomie, rigueur et souci du détail;

Sens de l’initiative, de la planification, de l’organisation et des responsabilités;

Aptitude marquée pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et les relations interpersonnelles;

Bonne maîtrise du français écrit et parlé.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests pour évaluer la connaissance de ces divers logiciels, y incluant un test de français. Seules les personnes ayant réussi les tests seront retenues pour entrevue.

 

 

LIEU DE TRAVAIL

Cégep de Sorel-Tracy

 

 

NOMBRE D’HEURES PAR SEMAINE

35 heures

 

 

HORAIRE DE TRAVAIL

De 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (du lundi au vendredi)

 

 

SERVICE DE RATTACHEMENT

Direction des études – organisation de l’enseignement

 

 

SUPÉRIEURE IMMÉDIATE

Madame Sylvie Massé

Coordonnatrice

Direction des études – organisation de l’enseignement

 

 

NOM DE LA TITULAIRE PRÉCÉDENTE

 

Madame Lyne Arcand

 

 

ÉCHELLE DE TRAITEMENT

Entre 19,92 $ et 22,74 $ l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

 

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION

Janvier 2019

DÉBUT D’AFFICHAGE

Le 20 novembre 2018

Si ce poste vous intéresse, veuillez déposer votre candidature à la direction des ressources humaines, des communications et du secrétariat général par courriel à resshumaines@cegepst.qc.ca, au plus tard le 4 décembre 2018, à 16 h, au :

CÉGEP DE SOREL-TRACY

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES, DES COMMUNICATIONS

ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

Concours S-A18-09

3000, boulevard de Tracy, Sorel-Tracy (Québec) J3R 5B9

resshumaines@cegepst.qc.ca

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Le Cégep a adopté un programme d’accès à l’égalité, conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics, et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Secondaire
  • Années d'expériences: 0-2 années

Offre

Salaire: 19.92-22.74$ par heure