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Agent de soutien administratif classe principale

Cégep Saint-Jean-Sur-Richelieu

C'est un Temps-Plein job à Saint-Jean-sur-Richelieu, QC publiée le février 7, 2019.

  • NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

  • QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne devra coordonner et contrôler l’ensemble des opérations du bureau de la Direction des études, établir l’échéancier et le suivi du calendrier annuel des opérations de la direction des études et planifier les opérations s’y rattachant.

Elle agit à titre de secrétaire d’assemblée des différents comités de la Direction des études (Commission des études, Assemblée des coordonnatrices et coordonnateurs de département, Gestion pédagogique et autre comité ad hoc). À cet effet, elle planifie, participe et organise les réunions des divers comités de la Direction des études et effectue la rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus s’y rattachant. Elle s’assure du respect des échéanciers des rencontres et des documents requis. Elle rédige les documents synthèses des dossiers adoptés et libelle les résolutions lorsque requis.

Elle coordonne, contrôle et vérifie les budgets de la direction des études. Elle traite les comptes de dépenses et les demandes de remboursement. Elle vérifie les factures, commandes d’achats et bons de livraison et effectue les transferts budgétaires ou de dépenses.

Elle coordonne les différents travaux administratifs à partir du Plan de travail de la Direction des études, elle effectue le secrétariat de la Direction des études, en produisant les lettres, notes de service, demandes diverses et en effectuant le suivi de l’agenda. Elle est responsable de l’organisation logistique des événements de la Direction des études.

Elle est responsable de l’archivage et de l’inventaire du matériel de bureau de la Direction des études.

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

  • QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaire (DES) ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

 

  • EXIGENCES PARTICULIÈRES

Seuil de réussite du niveau de maîtrise du français à l’embauche : Très bien (B).

Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office, notamment Word et Excel.

Maîtrise de la prise de notes et de la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus.

Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités.

Avoir les aptitudes suivantes : discrétion, rigueur, aptitudes à transiger avec le public avec tact.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests de connaissances sur les logiciels Word ou Excel, sur la prise de note et la rédaction ainsi qu’un test de maîtrise du français écrit.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: 22.34-25.97$ par heure