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Adjoint(e) administratif(ve)

Transport Bernières inc.

C'est un Temps-Plein Job à Québec, QC posté le novembre 12, 2017.

Profil recherché

La personne recherchée doit posséder plusieurs années d’expérience en matière de soutien et de collaboration au sein d’une équipe de travail. Elle doit maîtriser les outils de bureautique actuels (Microsoft Office et être à l’aise avec l’informatique), posséder d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication et être en mesure de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome. La personne recherchée doit aussi être à l’aise dans un milieu où le rythme est dynamique et être en mesure de s’adapter rapidement. Vous êtes reconnu pour votre capacité d’analyse et votre bon jugement. Vous avez une bonne résistance au stress et un excellent sens des responsabilités. De plus, vous faites preuve d’initiative, de rigueur.

Sommaire

Relevant du Chef des Opérations, la personne reçoit les appels et demandes des différents intervenants internes et externes, les analyse, les traite et/ou les achemine aux intervenants concernés. La personne est également responsable de tâches administratives.La personne sera responsable de soutenir le service de la répartition en agissant à titre de personne ressources pour les clients.

Responsabilités professionnelles

  • Travailler en étroite collaboration avec les répartiteurs;
  • Prendre rendez-vous avec les clients pour les livraisons;
  • Mettre à jour les informations de ramassage/livraison sur les sites web des clients;
  • Faire le suivi des livraisons;
  • Valider la disponibilité des chauffeurs et les délais de livraisons;
  • Saisir les commandes au système informatique à l’aide du logiciel interne (Madox);
  • S’assurer de l’exactitude des informations entrées lors de la saisie des commandes (taux);
  • Assumer des suivis rigoureux par téléphone et courriel auprès des intervenants internes et externes pour confirmer la réception de la marchandise;
  • Effectuer le dédouanement des commandes / voyages internationaux. En cas de problème, être le premier répondant;
  • Effectuer les manifestes électroniques (ACE/ACI);
  • Répondre aux messages satellites;
  • Confirmer le contenu commandes (EDI) et numériser les preuves de livraison;
  • S’assurer que l’information des courtiers en douanes est correctement entrée au système;
  • Effectuer la réception des enveloppes des chauffeurs;
  • Maintenir l’inventaire de remorque pour certains clients;
  • Si besoin, vérifier la disponibilité de manutentionnaires auprès de l’intervenant externe;
  • Assurer le service à la clientèle pour les clients en donnant l’information demandée;
  • Être responsable du surplus d’appel de l’entreprise;
  • Soutenir vos collègues du service de la répartition;
  • Apporter un soutien administratif à d’autres départements, si besoin;
  • Trier les télécopies et relever les courriels;
  • Toutes autres tâches connexes.

Compétences Requises

  • Niveau d'études: Secondaire
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: N/D

Comment faire une demande