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   Emploi Adjoint Administratif   

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Agent(e) administratif(ive) – Contrat

EXO

C'est un Contrat job à Montréal, QC publiée le novembre 14, 2018.

Sous la supervision du Chef – Performance opérationnelle, cette personne est responsable de supporter les activités administratives de l’équipe, notamment celles en lien avec à la gestion des ententes majeures, la gestion de la maintenance par ordinateur (GMAO), et les données dans SAP.

 

À ce titre, cette personne sera appelée à :

 

  • Créer différentes demandes d’achat et en assurer la réception dans le système SAP tout en conformité avec les processus établis (avis, ordres de travail, demandes d’achats, demande de modification, suivi de la valeur de certaines commandes périodiques ouvertes, etc.) ;

 

  • Participer à l’élaboration ainsi qu’à la mise en place des processus nécessaire au traitement des demandes en fonction de leur imputation comptable ;

 

  • Responsable de l’intégration des contrats dans le système (SAP) tout en assurant l’intégrité des données transactionnelles ;

 

  • Veiller au maintien de la mise à jour des bases de données sur une base continue ;

 

  • Assurer le suivi de la facturation périodique de certains contrats, notamment le contrat de carburant, de maintenance et d’opération des trains (extraction de données, rapprochement des factures, classement de la documentation, entrées de données dans SAP et réception des factures) ;

 

  • Supporter les membres de l’équipe performance opérationnelle en effectuant le suivi pour l’obtention d’information ou de documentation, tant à l’interne qu’à l’externe (ex. Descripteurs et liste d’équipements, ententes soumises pour signature, rapports divers, crédit attendu des fournisseurs, procédure, etc.) ;

 

  • Traiter les demandes des autres unités d’affaires d’exo en lien avec les tâches sous sa responsabilité (validation de réceptions SAP avec les Finances, suivi des engagements SAP avec l’Approvisionnement, acheminer des rapports périodiques etc…) ;

 

  • S’assurer du classement des différents documents liés à la gestion des contrats (registres de correspondance, facturation, ententes etc.) ;

 

  • Coordonner avec les divers intervenants internes les demandes des fournisseurs pour l’accès aux systèmes informatisés d’exo (SAP, CHRONOS, etc…) ;

 

  • Maintenir à jour les données (consommation, coûts) nécessaires au suivi de la consommation énergétique (électricité) ;

 

  • Participer à la rédaction des correspondances, notes de service et différents rapports, ainsi que la préparation de présentations et documents de travail tel que des procédures ;

 

  • Assurer la coordination des réunions ainsi que la logistique afférente (préparation de salle, préparation du matériel, équipement, etc.) ;

 

  • Toutes autres tâches connexes.

 

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.

 

 

Exigences normales du poste

 

Scolarité

 

Diplôme collégial ou DEP en administration ou toute autre formation jugée pertinente sera considérée.

 

Expérience

 

Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans le domaine ;

 

Expérience pertinente en gestion de contrats ;

 

Posséder de l’expérience dans le milieu du transport en commun (atout).

           

Compétences et aptitudes

 

Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe ;

Posséder un sens aigu du service à la clientèle ;

Posséder des habiletés pour la gestion des priorités et la capacité à travailler sous pression ;

Faire preuve de rigueur, de jugement tout en étant orienté vers les résultats ;

Faire preuve de débrouillardise, d’autonomie et de créativité dans la recherche de solutions ;

Détenir la capacité à travailler dans un environnement en constant changement et à s’adapter rapidement à différents types de situation ;

Faire preuve de rigueur et avoir le souci du détail et de l’organisation ;

Maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

Connaissance du module PM de  l’outil SAP ; 

Maîtrise de la Suite Microsoft Office.

 

Conditions de travail

 

Période d’emploi et horaire

 

Emploi régulier à temps plein, soit, 37.5 heures par semaine.

 

Lieu

 

Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal

 

***PROLONGATION D’AFFICHAGE***

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature avant le 16 novembre 2018 via la section Carrières de notre site internet, au www.rtm.quebec/carrieres.

 

 

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo,  applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d’une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible. Seulement les personnes retenues à la suite de l’analyse des dossiers seront contactées.

 

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Aucune
  • Années d'expériences: Aucune

Offre

Salaire: N/D