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Adjoint(e) administratif(ve)

Opsis Gestion d'Infrastructures inc.

C'est un Temps-Plein job à Montréal, QC publiée le novembre 15, 2018.

Adjoint(e) administratif(ve)

Spécialiste de la gestion et l’exploitation de services et d’entretien d’infrastructures (immeubles), Opsis, Gestion d’infrastructures offre des services de qualité en gestion d’installations et de services pour des clients des secteurs municipal, institutionnel, commercial et industriel.

Les contrats de gestion déléguée sont basés sur une relation de confiance avec les clients, dans un esprit de transparence et de partenariat depuis plus de 20 ans. Opsis met à la disposition de ses clients son expertise de gestion, d’exploitation et d’entretien d’installations.Des équipes d’exploitation compétentes et qualifiées sont formées et disponibles en permanence pour assurer la qualité des services.

Opsis, Gestion d’infrastructures est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin d’assister l’équipe de projet dans la réalisation d’un de ses projets majeurs. L’adjoint(e) se rapporte directement au directeur de site.

L’Adjoint(e) administratif(ve) est la personne qui assiste les membres de la direction et de l’équipe de projet dans leurs fonctions en planifiant et coordonnant la gestion, l’organisation et la production des différents dossiers. Cette personne devra utiliser de nombreux logiciels bureautiques et systèmes informatiques. Ses responsabilités incluent l’organisation du travail de bureau, la planification des rencontres avec les différents partenaires et collaborateurs, ainsi que du contrôle documentaire.

Responsabilités

Assister le personnel de gestion dans la préparation et l’élaboration des différents documents de présentation, gestion, suivi, …

Aider à la production et au suivi des plans d’action avec les chargés de projet

Assister les chargés de projet dans la mise à jour des politiques et procédures de projet

Établir et maintenir un système de classement des documents de projet et en assurer la traçabilité

Entretenir et gérer toute la documentation, numérique et papier, incluant notamment la documentation technique, les plans et la correspondance commerciale

Assurer que la documentation est facilement accessible et stockée

Constituer et maintenir la bibliothèque de Lois, Normes, Règlements, Manuels d’entretien et d’exploitation, …

Compiler des données et produire des graphiques, tableaux et des rapports

Rédiger, corriger toute de la correspondance en appliquant les règles essentielles

Planifier et préparer les différentes rencontres

Préparer la documentation nécessaire aux différentes rencontres

Participer à la préparation de la documentation relative aux appels d’offre et aux achats

Effectuer le suivi des dépenses budgétaires internes

Créer des supports de communication externe

S’occuper de la tenue du bureau de projet (papeterie, équipements, mobilier, …)

Proposer des solutions pour améliorer le fonctionnement administratif du projet

Exigences

Maîtrise essentielle des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint, …)

Aisance en informatique (utilisation d’un logiciel de contrôle documentaire à prévoir)

Travail en équipe, excellent communicateur, autonome et organisé

Expérience en gestion de projets ou de contrats serait un atout

Désir apprendre et sortir de sa zone de confort

Haut niveau de confidentialité requis

Structure, autonomie, vivacité, minutie, sens de l’organisation, sens des responsabilités, efficacité, jugement et discrétion.

Type de formation recherchée

DEC ou Baccalauréat en Administration des affaires ou connexe est un atout

Expérience dans le milieu de la maintenance ou de la construction sera considérée comme un atout

Connaissance de l’électromécanique ou de l’entretien de bâtiments sera considérée comme un atout

Autres exigences

Français parlé et écrit : Avancé

Anglais parlé et écrit : Avancé

Conditions de travail

Poste permanent dont l’horaire de travail est de jour, sur semaine. Le titulaire de ce poste devra cependant faire preuve de disponibilité en période de grande production. Le titulaire de ce poste devra être apte à travailler sous pression, occasionnellement.

Salaire annuel à discuter, en fonction des qualifications et de l’expérience du candidat.

Programme complet d’assurances collectives en vigueur après 3 mois de service continu

REER collectif en vigueur après 3 mois de service continu

Les intéressé(e)s devront faire parvenir leur CV accompagné d’une lettre de motivation.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 0-2 années

Offre

Salaire: N/D