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Emploi Adjointe Administrative

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Adjoint(e) administratif(ve)

Réseau de transport métropolitain - RTM

C'est un Temps-Plein Job à Montréal, QC posté le novembre 13, 2017.

 

Sous l’autorité de la direction, cette personne assure le soutien de secrétariat et d’administration pour le ou la directeur(trice) en tant qu’adjoint(e) administratif(tive). Elle collabore également avec les adjoints(es) administratifs(ves) de l’équipe pour assurer la permanence des services administratifs au sein de l’unité. Il y a présentement 3 opportunités pour cette catégorie d’emploi, une dans chacune des unités suivantes :

 

  • Les TI / STI (Technologies de l’information et Système de transport intelligent)
  • Planification stratégique – Gestion du portefeuille de projets
  • Affaires corporatives et juridiques

 

 

À ce titre, cette personne sera appelée à :

 

  • Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de son unité ;

 

  • Assurer le suivi des rencontres de sa direction et lui offrir un soutien actif au quotidien ;

 

  • Fournir un soutien actif au Directeur ou Directrice ;

 

  • Organiser les réunions et assurer la coordination des invitations et l’organisation des rencontres (gestion de l’agenda) ;

 

  • Assurer la préparation, la présentation et l’uniformisation des documents en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles du RTM et en effectuer l’envoi par courrier, par télécopieur, par courriel, selon le cas ;

 

  • Rédiger la correspondance, les notes de service et les différents rapports et préparer les formulaires ou chiffriers pour différents suivis ;

 

  • Effectuer ou faire faire les reproductions de documents pour l’unité ;

 

  • Prendre connaissance du courrier destiné à son unité et en assurer la diffusion aux personnes concernées;

 

  • Répondre aux urgences téléphoniques et assurer la retransmission aux membres concernés de son unité;

 

  • Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités de l’unité : matériel de bureau, formulaires, équipement informatique, mobilier, etc. ;

 

  • Planifier avec les membres désignés de son unité le suivi administratif des dossiers (objectifs de l’équipe, budgets annuels, DBS (demandes de biens et services), réception de service, suivi de contrat, attestations de paiement, etc.) afin de respecter les délais requis dans la remise de ces documents ;

 

  • Collaborer avec les membres désignés de son unité à la conception de présentations sur PowerPoint dans le but d’exposer les projets en cours.

 

  • Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation);

 

  • Classer les documents de son unité en considération du système général du RTM ;

 

  • Toutes autres tâches spécifiques à son service.

 

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.

Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint et Excel) ;

 

Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;

 

Faire preuve d’organisation, d’initiative, de rigueur et d’une très grande discrétion ;

 

Démontre des aptitudes pour le travail d’équipe et les relations interpersonnelles ;

 

Démontre un niveau élevé d’autonomie ;

 

Possède des aptitudes à travail dans un environnement de changement ;

 

Fait preuve de discernement et de diplomatie ;

 

Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout ;

 

Le bilinguisme constitue un atout. 

Compétences Requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: N/D

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