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Adjoint(e) administratif(tive) – Affaires juridiques

EXO

C'est un Contrat job à Montréal, QC publiée le novembre 27, 2018.

Relevant de la Directrice – Affaires litigieuses et immobilières, cette personne assure le soutien administratif pour la directrice et les conseillers juridiques qui lui sont attitrés.  Elle collabore étroitement avec l’adjointe de la Directrice exécutive pour l’accomplissement de différentes tâches et pour assurer la permanence des services administratifs de la direction exécutive.  

 

 

À ce titre, cette personne sera appelée à :

 

  • Agir comme personne-ressource pour les conseillers juridiques en s’assurant d’avoir une connaissance de leurs dossiers ;

 

  • Assurer le suivi des rencontres de la Directrice et lui fournir un soutien actif au quotidien ;

 

  • Rédiger la correspondance, les notes de service ou tout autre document selon les instructions des conseillers juridiques ;

 

  •  Effectuer le rappel des échéances liées aux dossiers juridiques ;

 

  • Assurer la préparation, la présentation et l’uniformisation de tout document (ententes, actes, opinions, tableaux, etc.) provenant de l’équipe en assurant le contrôle de la qualité des normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi par courrier, par télécopieur, par courriel ou par huissier, selon le cas ;

 

  • Collaborer à la préparation de tableaux, de documents Excel et de présentations sur PowerPoint ;

 

  • Prendre connaissance de tout document ou courrier destiné aux conseillers juridiques et le distribuer aux personnes concernées ;

 

  • Organiser les réunions et assurer la coordination des invitations ;

 

  • Répondre aux urgences téléphoniques et voir à la retransmission aux membres de l’équipe concernés ;

 

  • Ouvrir et fermer les dossiers et classer les documents selon les instructions des conseillers juridiques et en considération du système général de classement d’exo ;

 

  • Effectuer la reproduction de documents pour les conseillers juridiques ;

 

  • Créer et mettre à jour les outils de gestion particuliers aux conseillers juridiques (litiges, législation, ententes, statut des dossiers, formation obligatoire, etc.) ;

 

  • Assurer le paiement des factures conformément aux procédures en place.  Soumettre aux unités concernées les demandes d’approvisionnement, les attestations de paiement ou toute autre demande administrative dans SAP ;

 

  • Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités quotidiennes : matériel de bureau, formulaires, etc. ;

 

  • Toutes autres tâches spécifiques à son service.

 

 

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.

 

 

Exigences normales du poste

 

Scolarité

 

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, bureautique ou l’équivalent.

 

Expérience

 

Minimum de 5 (cinq)  années d’expérience pertinente. Expérience dans le secteur juridique un atout.

 

Compétences et aptitudes

 

Faire preuve d’organisation, de rigueur, de collaboration et d’initiative ;

 

Capacité à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés et à travailler sous pression dans un environnement dynamique et en constante évolution ;

 

Excellentes aptitudes en communication, pour le service à la clientèle et pour les relations interpersonnelles ;

 

Intérêt à travailler en équipe et à répondre aux situations urgentes ;

 

Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;

 

Posséder une connaissance approfondie de Word, Outlook, PowerPoint et Excel ;

 

Posséder une connaissance du système SAP représente un atout ;

 

Bilinguisme représente un atout.

 

 

Conditions de travail

 

Période d’emploi et horaire

 

Emploi régulier à temps plein, soit, 37.5 heures par semaine du lundi au vendredi

 

Lieu

 

Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal

 

 

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature avant le 12 décembre 2018 via la section Carrières de notre site internet, au www.rtm.quebec/carrieres .

 

 

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo,  applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d’une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouverte à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible. Seulement les personnes retenues à la suite de l’analyse des dossiers seront contactées.

 

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Aucune
  • Années d'expériences: Aucune

Offre

Salaire: N/D