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Adjoint administratif

Groupe Millésime inc.

C'est un Temps-Plein job à Montréal, QC publiée le novembre 25, 2018.

Le Groupe Millésime est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour son client, La Fédération autonome de l’enseignement (FAE), un regroupement de huit syndicats qui représentent quelques 34 000 enseignantes et enseignants francophones.

MANDAT:

Relevant de la directrice des opérations, la ou le adjoint(e) administratif(ve) exerce les fonctions suivantes :

  • Rédiger, à l’aide des logiciels à sa disposition, divers documents de nature courante ou complexe tels que lettres, rapports, formulaires, tableaux statistiques, etc.;
  • Effectuer la mise en page des documents et en vérifier l’orthographe et la syntaxe;
  • Effectuer différentes tâches courantes telles que les photocopies, l’assemblage et la distribution de documents, l’adressage et l’expédition du courrier, l’envoi de télécopies, etc.;
  • Participer à la planification et à l’organisation humaine, matérielle et technique des différents comités, réunions et réseaux sous sa responsabilité;
  • Procéder, selon les besoins, aux avis de convocation, à la réservation et à la préparation de salles, à la réservation de chambres, aux libérations syndicales, à la préparation des documents, à la prise de notes, à la rédaction de comptes rendus, etc.;
  • Collaborer à la bonne marche de son secteur d’activités en colligeant de l’information à l’aide de logiciels, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Collaborer avec les autres secrétaires, au besoin;
  • Assumer la responsabilité du classement et appliquer la procédure d’archivage;
  • Agir à titre de personne ressource auprès de la personne remplaçante en l’absence de la réceptionniste : fonctionnement du système téléphonique, ouverture du courrier, envois par S.O.S courrier ou par courrier recommandé, fonctionnement de la machine à affranchir, papeterie, imprimante, etc. ;
  • Prendre les appels lorsque la réceptionniste est absente et qu’elle n’a pas été remplacée, au besoin;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec la fonction.

PROFIL DE COMPÉTENCES:

Compétences recherchées

Vous êtes reconnu pour votre efficacité, votre discrétion, votre sens des responsabilités et votre capacité à adapter vos services aux besoins de l’organisation. Votre sens de l’organisation et votre jugement vous permettent de prioriser les dossiers qui vous sont confiés et d’atteindre les objectifs fixés.

Vous collaborez activement et positivement avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative.

Qualifications requises

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou en secrétariat ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
  • Cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Sens de l’organisation et orienté sur les résultats;
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit;
  • Connaissance et maitrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Connaissance du logiciel Smartsheet (un atout);
  • Connaissance des principaux moyens de communication liés à l’Internet et l’Intranet;
  • Motivation face au défi lié au développement d’une jeune organisation;
  • Connaissance du milieu syndical et/ou du milieu communautaire serait un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL:

Entrée en fonction : Dès que possible

Durée : Mandat temporaire d’une année

Échelle salariale : 39 825 $ – 54 306 $


Bien que toutes les demandes d’emploi soient prises en considération, seuls les candidats retenus seront contactés.

L’utilisation du masculin n’a été retenue que pour des raisons d’allègement du texte.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: 39825.00-54306.00$ par année