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Emploi Adjointe Administrative

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Adjoint administratif

JOEL Theatrical Rigging Contractors (1980) Ltd.

C'est un Temps-Plein Job à Mississauga, ON posté le novembre 13, 2017.

Nous sommes à la recherche d’un ou une adjoint(e) administratif(ve) bilingue pour soutenir les membres de la direction.
Nous recherchons une personne de confiance, prête à s’impliquer dans l’enterprise et qui prend des initiatives dans le cadre de son travail.

Description des tâches:

  • Assister le personnel de direction dans la préparation et l’élaboration des différents documents de présentation;
  • Aider à la préparation de soumission d’appel d’offres;
  • Établir et maintenir un système de classement des documents de projet et en assurer la traçabilité;
  • Planifier et préparer les différentes rencontres internes et externes, et la documentation nécessaire;
  • Aide à la coordination du personnels aux chantiers ou lors de voyages d’affaires (réservation de transports, d’hôtels, etc);
  • Aide à la préparation de bons de commande et bons de livraison et à l’achat de matériel;
  • Aide à la coordination des passages de spécialistes (réseau internet, service téléphonique ou informatique, service de nettoyage, etc);
  • Être en communication avec les fournisseurs et les clients selon les divers projets;
  • Aider à la sélection du personnel et du recrutement;
  • Réception du courrier et planification d’envoi de lettres ou de colis;
  • Rediriger les appels entrants et sortants (coordination d’appels conférence);
  • Entretenir et gérer toute la documentation, numérique et papier;
  • Accueil des visiteurs;
  • Toutes autres tâches connexes reliés à l’emploi;

La personne recherchée doit être à l’aise à parler aux clients et fournisseurs ainsi qu’à rédiger des documents en francais et en anglais. Elle doit également très bien maitriser la suite Microsoft et être à l’aise avec les ordinateurs.

Compétences/aptitudes/attitudes recherchées:

  • Être en mesure de prendre des décisions de façon autonome
  • Être capable de gérer différents projets simultanément
  • Organisation, rigueur et minutie
  • Résistance au stress et aux échéanciers serrés
  • Capacité de travailler seul et en équipe
  • Bonne présentation et entregents
  • Diplomatie
  • Être en mesure de rechercher et trouver l’information technique nécessaire lorsque requis
  • Faire preuve d’innovation et de créativité
  • Leadership et bonnes relations interpersonnelles
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Habiletés communicationnelles écrites et verbales

Exigences

  • Études professionnelles ou collégiales complétées dans le domaine précis
  • de 3 à 5 minimum dans le domaine précis sont requis
  • Avoir un permis de conduire et un véhicule
  • Connaissance de la suite Microsoft (avancé)
  • Connaissance d’un programme de comptabilité similaire à Quickbooks (intermédiaire)


Atouts

  • Connaissance du domaine de la construction
  • Connaissance du domaine de la scénographie
  • Connaissance d’une troisième langue
  • Cartes / Permis – Carte de secourisme

Compétences Requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: N/D

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