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   Emploi Adjoint Administratif   

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Support administratif

Verrerie Walker ltée

C'est un Temps-Plein job à Anjou, QC publiée le novembre 15, 2018.

Tâches à accomplir :

Réception des appels téléphoniques :

Répondre au téléphone

Faire le suivi des appels

Diriger les appels

Enlever et mettre en fonction le système de nuit

Prendre les messages sur la boîte vocale réception et les faire suivre aux personnes concernées

Accueil :

Recevoir les visiteurs et fournisseurs

Faire remplir les demandes d’emploi

Répondre à toute demande d’information

Compléter le registre des visiteurs et gérer l’inventaire des cartes de visiteurs

Ouverture du courrier:

Ouvrir le courrier

Mettre les chèques de côté pour le dépôt quotidien

Dater le courrier et les chèques

Distribuer

Préparer, affranchir et mettre le courrier à la poste

Recevoir les enveloppes et petits colis

Réception, distribution et renouvellement des magazines

Télécopier et recevoir nos documents:

Envoi des bons d’achat, accusés de réception et autres documents

Réception et distribution des télécopies reçues, version papier et électronique

Vérification des rapports de transmission

Distribution des télécopies transmises, version papier

Classement :

Mettre en ordre alphabétique ou numérique nos différents types de documents

Les classer

Divers :

Réquisition et gestion des inventaires de fournitures de bureau

Correction de textes et traduction de documents (ex. lettres, fiches techniques, etc.) en français et en anglais

Organiser les salles et les fournitures requises lors de réunions avec visiteurs extérieurs

Gestion de la cuisinette et de la machine espresso (café, lave-vaisselle, lait, etc.)

Gestion des billets de saison des équipes sportives (hockey, soccer, football, etc.)

Transmettre à Pitney Bowes le relevé mensuel d’utilisation du photocopieur

Gestion, formation et mise à jour du système téléphonique

Toutes autres tâches connexes

Envoi par messagerie au Canada ou à l’extérieur du Canada (relève) :

Vérifier les rapports d’envoi à effectuer et obtenir les échantillons requis

Préparer les formulaires nécessaires pour l’expédition des enveloppes et colis par courrier tel que Purolator, UPS, etc.

Préparer les boîtes d’échantillons

Placer les appels si requis

Support administratif (relève) :

Rapports des vendeurs à imprimer, télécopier et classer

Préparer les bons de retour de marchandise

Impression des étiquettes Textures et « tape »

Correspondance mineure : copies de factures, de connaissement

Entrée de données

Planification de réunion dans Outlook

Effectuer les réservations de restaurants et le suivi

Communications diverses (employés absents, visiteurs, etc.)

Envoi de fleurs lorsque requis (hospitalisation, décès, etc.)

Préparation de documents pour la production

Effectuer la correspondance avec la fillette que nous parrainons de Vision Mondiale

Exigences:

Minimum 2 ans d’expérience à un poste similaire

Parfaitement bilingue (anglais, français)  à l’oral et à l’écrit

Connaissance à titre d’utilisateur pour Excel, Word et Outlook

 

 

Profil:

Gestion des priorités et de dossiers multiples simultanément

Gestion du temps et respect des délais

Communication efficace (à l’oral et à l’écrit)

Autonomie, patience et dynamisme

 

 

Autres informations:

Horaire de travail: 8h00 à 17h00 (40 heures/semaine)(1 heure pour dîner)

Bureau à aire ouverte

Console téléphonique Nortel Norstar, 7 lignes et environ 50 à 70 appels/jour

Supérieur immédiat: Directeur des opérations et des services administratifs

Salaire: à discuter selon l’expérience

Date de début: Immédiate

Compétences requises

  • Niveau d'études: Aucun
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: N/D