Technicien(ne) en administration

C’est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

Service : Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

Supérieure immédiate : Marie-Lise Mathieu, Coordonnatrice

Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible

Poste : Régulier temps complet

Horaire de travail : du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h. Ce poste bénéficie de l’horaire flexible.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

La personne assume des responsabilités liées aux activités de la direction, peu importe le lieu où elles se déroulent. Elle peut être appelée à intervenir dans l’un des autres centres de formation.

NATURE DU TRAVAIL

Sous la responsabilité de la coordonnatrice de la DFCSE, la personne occupe un poste stratégique dans des fonctions liées à l’organisation scolaire des activités de la direction et dans un contexte où les règlements liés au financement des activités sont à respecter. 

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité

Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres exigences

Démontrer, à l’aide de tests et/ou d’entrevues, l’existence des compétences suivantes :

• Maîtrise des logiciels de la suite Office, particulièrement « Excel ». La connaissance de Planner est un atout ;

• Aptitudes marquées à comprendre et à opérer divers systèmes informatisés ;

• Grande capacité d’organisation et de planification et être capable de travailler avec des échéances multiples et serrées ;

• Rigueur et précision dans l’exercice des fonctions, dans l’exactitude des données ;

• Posséder de grandes habiletés relationnelles, un excellent sens du service à la clientèle et privilégier le travail d’équipe;

• Connaissances du milieu collégial, notamment pour l’organisation scolaire et les particularités liées aux activités de la formation continue est un atout ;

• Connaissance des logiciels couramment utilisés à ce poste « Clara » serait un atout ;

• Capacité de rédiger des procédures et d’en assurer le suivi et la mise à jour ;

• Capacité d’agir dans le respect de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels ;

• Respect de la norme linguistique en vigueur au Collège.

Description détaillée des tâches du poste

La personne titulaire de ce poste exercera, entre autres, les tâches suivantes :

• Effectuer les opérations techniques liées à l'admission, à l’inscription, de même qu'à la gestion du dossier de l’étudiante ou de l’étudiant et du fichier informatique ;

• Participer à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion et à leur mise en application ;

• Planifier, organiser et coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans l’organisation scolaire des activités et s’assurer de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus ;

• Initier les nouvelles personnes membres de l’équipe de soutien au travail à effectuer ;

• Voir aux relations avec les autres unités administratives du Cégep et les organismes externes ;

• Réaliser des tâches administratives complexes et assurer le soutien technique aux membres de l’équipe ;

• Optimiser l’utilisation des applications et outils et apporter un support aux usagers ;

• Effectuer des recommandations et participer à l’élaboration de politiques ainsi que de procédures ;

• Participer et collaborer à l’élaboration et à l’atteinte des objectifs du plan de travail annuel ;

• Effectuer toutes autres tâches connexes

Test requis : Test de français, Test de connaissances