Technicien.enne en administration

Description sommaire : Service: Carrefour des langues, de l’international, de l’interculturel et des relations avec la collectivité (CLIIC)
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Véronique Raymond
 
Période : Dès que possible;
Salaire : De 24,21$ à 32,32$ l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 9h à 17h;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Fonctions :

Principales tâches et activités : Assurer le support administratif à l’ensemble des projets de mobilité enseignante, étudiante et des séjours linguistiques :

• Assurer le suivi budgétaire de l’ensemble des services de mobilité enseignante, étudiante et des séjours linguistiques, notamment :

• Participer aux prévisions budgétaires;
• Faire les dépôts et préparer les demandes de paiements et les comptes de dépenses; percevoir, traiter et transférer les paiements reçus, factures à payer et remboursements et assurer la liaison avec le service des finances;
• Tenir à jour le registre des états de comptes, factures et autres dépenses;
• Tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers.
   

• Appuyer les responsables de projets de mobilité enseignante et étudiante dans différentes tâches administratives et différents aspects logistiques :

• Informer et conseiller les responsables de projets de mobilité sur l’achat des billets et les réservations et établir les calendriers au besoin;
• Faire les soumissions et procéder à l’achat des billets d’avion et des assurances;
• Faire les réservations d’hôtel et/ou d’activités;
• Constituer les listes d’étudiants participants et tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers (passeports, contrats, formulaires de santé, vaccins, etc.);
• Préparer les trousses de premiers soins;
• Tenir à jour la base de données des informations sur la santé et les coordonnées en cas d’urgence;
• Faire les démarches auprès de l’organisation scolaire pour l’obtention des équivalences en lien avec les séjours linguistiques.
   

• Soutenir le dépôt des demandes de subvention des projets de mobilité étudiante et des séjours linguistiques :

• Rédiger ou préparer les lettres d’appui à partir des lettres types;
• Numériser les documents requis;
• Déposer les documents sur le portail : Les Offices jeunesse internationaux du Québec (LOGIQ);
• Appuyer le ou les enseignants pour les demandes du Programme d’échanges et de séjours linguistiques à l’extérieur du Québec (PESLEQ);
• Effectuer le suivi des dossiers de candidatures des participants.
   

• Produire le calendrier des projets de mobilité et des séjours de groupe et le transmettre au gestionnaire;
• Transmettre les informations pertinentes sur les stages (calendrier, départs, retours, nouveaux stages, retombées…) à la secrétaire pour la mise en valeur dans les médias du collège;
• Créer les groupes et les documents dans Moodle et faire les suivis des pièces aux dossiers :

• Créer les projets dans Moodle;
• Déterminer les besoins en documents, les créer et faire les mises à jour;
• Faire les suivis des pièces aux dossiers.

Description détaillée : Effectuer des tâches administratives en lien avec les projets de coopération internationale, de transfert d’expertise, de délocalisation de programmes ou de recrutement international :

• Assurer le suivi budgétaire de l’ensemble des projets de coopération internationale, de transfert d’expertise ou de délocalisation de programmes et tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers :
• Préparer les demandes de paiements et les comptes de dépenses en lien avec toutes les missions des secteurs de la coopération, de la délocalisation et du recrutement;
• Faire les calculs des perdiems internationaux requis selon les missions;
• Percevoir, traiter et transférer les paiements reçus, factures à payer et remboursements;
• Assurer la liaison avec le service des finances.

• Appuyer la direction dans différentes tâches administratives et différents aspects logistiques liés aux projets:

• Faire les soumissions et procéder à l’achat des billets d’avion et des assurances;
• Faire les réservations d’hôtel et/ou d’activités;
• Tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers (passeports, contrats, formulaires de santé, vaccins, etc.);
• Préparer les trousses de premiers soins;
• Tenir à jour la base de données des informations sur la santé et les coordonnées en cas d’urgence;
• Déterminer les différents besoins en documents et les transmettre à la secrétaire du service pour la mise en forme (formulaires, gabarits…).
   

• Préparer les contrats des experts en lien avec les projets de coopération, le transfert d’expertise et la délocalisation de programmes pour les missions de renforcement de capacités, suivant les directives de la gestionnaire.

Assurer un soutien logistique pour les activités de recrutement des étudiants internationaux :

• Préparer les infolettres;
• Programmer les webinaires dans la plateforme Amélia et faire le suivi des inscriptions;
• Assurer la mise à jour en continu des informations sur le site web pour la section des étudiants internationaux;
• Effectuer la veille prospective des informations sur les salons et les événements de recrutement à venir;
• Faire le lien avec les communications et/ou la consultante sur la stratégie de communication pour la production des outils de recrutement des étudiants internationaux (production des outils et campagnes web…);
• Appuyer la mise en œuvre du plan de communication pour le recrutement des étudiants internationaux et en rendre compte;
• Faire le suivi des retombées des actions de recrutement et produire les statistiques qui en découlent (profils des clientèles visées, pays de provenance, nombre de webinaires réalisés, nombre d’inscriptions aux webinaires, nombre de participants aux salons…).

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité
Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience
Détenir une année d’expérience dans un poste similaire.
 
Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques;
• Rigueur, autonomie et capacité à comprendre, analyser et appliquer les processus établis. Capacité à gérer les priorités et à gérer la pression lors d’échéanciers serrés. La personne doit réussir le test de mise en situation du service.

Atouts

• Connaissance de l’anglais;
• Connaissance des logiciels Moodle, MIA et Clara;
• Connaissance des réseaux sociaux.

Spécifications :