Spécialiste en procédés administratifs (DEV-P-2324-0031A)

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Le titulaire de ce poste s'occupera des processus de réservation d'hôtels (environ 40 %), de logement/transit (environ 40 %) et de dossiers d'assurance (environ 20 %) en effectuant ces tâches spécifiques :

Hôtels :

• Examine les processus de réservation d'hôtels ;
• Liste des hôtels acceptables par ville ;
  o Les tarifs gouvernementaux négociés par le CAG (Centre d'acquisitions gouvernementales).
  o Propriétés autochtones à prioriser également ;
  o Autres hôtels avec lesquels nous avons des comptes
• Créer, réviser et suivre les processus relatifs aux aspects financiers des réservations d'hôtel tels que les paiements par carte de crédit, l'autorisation de la carte de crédit, la négociation ou les accords sur les tarifs et le paiement des factures par le service des finances ;
• Contribuer à l'efficacité du processus de contrôle des horaires avec les listes de garde et les demandes de remplacement ;
• Rédiger des notes de service sur les procédures et s'en occuper selon les méthodes établies ;
• Fournir et préparer des informations de base sur la profession hôtelière, telles que l'extraction de données à des fins statistiques et l'évaluation des besoins futurs en matière de transit, à la demande du coordinateur ;
• Soutenir les membres de son équipe en contrôlant les rapports statistiques et les documents administratifs sur les hôtels et en veillant à ce qu'ils soient complétés ;
• Assurer la formation des remplaçants si nécessaire.

Logement :

• Assurer le contrôle de la qualité et l'amélioration continue en examinant les processus et les affectations en matière de logement, de transits et de rotation des logements, et les mettre à jour si nécessaire ;
• Communiquer, relier et fournir des informations appropriées sur le logement et les transits entre les techniciens administratifs et les coordinateurs au sein de l'organisation ;
• Construire des données pour établir le modèle de tendance ;
• Réaliser et assurer les réunions avec les principaux clients de transit.

Dossiers d'assurance :

• Relier les demandes de dossiers d'assurance avec les équipes appropriées pour les véhicules, les bâtiments et la responsabilité civile ;
• Suivi de l'assurance des actifs sur une base annuelle.

Formation :

• Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Expérience :

• Cinq ans (5) d'expérience administrative appropriée.

Connaissances et habiletés :

• Connaissance des systèmes, techniques et pratiques administratifs, de la gestion budgétaire, de l'analyse des données, des rapports et des systèmes d'information ;
• La connaissance de la culture et de la langue crie ainsi que des réalités sociales et sanitaires de l'Eeyou Istchee est un atout ;
• Connaissance des règlements administratifs du MSSS, de son réseau et de ses programmes, ainsi que des tendances actuelles, un atout ;
• Capacité à identifier et à analyser les besoins en matière de systèmes administratifs ;
• Capacité en matière de procédures administratives et de planification et de suivi de programmes, y compris l'élaboration de politiques et de manuels de programmes et de systèmes d'assurance de la qualité administrative ;
• Bonne expérience professionnelle dans le domaine des systèmes administratifs dans un environnement similaire ;
• Excellentes compétences en matière de leadership et de travail d'équipe ;
• Excellente maîtrise de l'informatique ;
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral ;
• Aptitude à utiliser les applications informatiques liées à la bureautique et à la recherche ;
• Excellentes capacités de réflexion critique, d'organisation et de prise de décision.

LANGUES
Maîtrise de l'anglais et du français ;
Maîtrise du cri est un atout.

AUTRE
Disposé à voyager.
Le processus de sélection peut comprendre l'administration d'un test de compétences informatiques : note de passage de 70%.