Secrétaire de gestion – secrétariat général et ressources financières

Remplacement pour le reste de l’année scolaire, temps plein 35h/semaine
Lieu d’affectation : Centre de services d’Amqui ou de Matane
Déplacements entre les 2 secteurs chaque semaine
Taux horaire : de 22.54$ à 26.00$, selon l’expérience
Date d’entrée en fonction : 2 octobre

NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine lecourrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction,prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare lasynthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sacompétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la oudes personnes pour qui elle travaille.
• Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires,rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin,assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe àl’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique envigueur.
• Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement detexte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait lesuivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pourl’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’àcoordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnuepar l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES

• Avoir des connaissances en bureautique.
• Posséder une excellente maîtrise du français écrit et oral.