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Secrétaire de direction

Rexforêt

C'est un Contrat job à Quebec, QC publiée le avril 6, 2021.

Sous l’autorité du directeur général, le ou la secrétaire de direction collabore avec des membres d’une équipe de direction et les appuie dans leurs diverses fonctions. Elle est aussi responsable de la gestion administrative des affaires du conseil d’administration et assiste le directeur général dans sa gestion documentaire et en communications. Elle assure des services d’appui avec professionnalisme, discrétion, initiative et avec un sens développé de l’organisation du travail.

Principales responsabilités

  • Effectuer la rédaction de divers documents et assurer la diffusion d’informations;
  • Gérer les communications (médias sociaux, site internet, revue de presse etc.), la tenue d’agenda, la convocation et l’organisation de réunions ;
  • Organiser les réunions et les voyages d’affaires en faisant les réservations pour les déplacements, l’hébergement et les arrangements requis pour les réunions;
  • Soutenir, aider, coordonner et collaborer aux divers projets de la direction et des comités;
  • Apporter son aide dans la préparation, rédaction, la vérification et l’édition de documents et de matériel de présentation;
  • Anticiper les besoins des membres de la direction, tels que le rappel des échéanciers, le suivi des procédures administratives et gérer les détails administratifs;
  • Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers, des documents et des échéanciers ;
  • Soutenir l’équipe de direction dans la réalisation des mandats spéciaux ;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la fonction.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique
  • Expérience : 5 ans dans des fonctions similaires
  • Excellente maitrise des logiciels de la Suite Office
  • Excellente maitrise de la langue française parlée et écrite

 Qualités personnelles

  • Faire preuve de jugement, de discrétion et capacité à gérer l’information confidentielle
  • Être organisé(e) et capable de travailler concurremment sur différents projets
  • Effectuer des suivis rigoureux et communiquer à différents niveaux dans l’organisation
  • Excellente capacité à gérer des priorités et respecter des échéanciers;
  • Habileté dans la révision et la rédaction de documents
  • Excellent sens de l’organisation;
  • Bonne capacité à trouver des solutions;
  • Rigueur, dynamisme et efficacité.