Secrétaire de direction

Votre rôle

Au sein du Servie du secrétariat général et des communications, vous aurez à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Caractéristiques particulières :

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches de l’emploi;
• Transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi;
• Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la référer à la personne concernée;
• Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués;
• Participer à l’élaboration du système de classement et archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
• Si requis, effectuer un suivi budgétaire.

Plus spécifiquement :

• Voir à l’organisation des séances du Conseil d’administration et de ses Comités dont notamment, la préparation des documents de travail, la rédaction des procès-verbaux;
• Donner le suivi aux résolutions, s’occuper de l’archivage des documents légaux et agir à titre de responsable de la publication des avis publics;
• Effectuer la révision et la correction des documents produits par le Service du secrétariat général et des communications comme le rapport annuel;
• Assurer également le suivi des plaintes de parents et le suivi des demandes d’accès à l’information en conformité avec les dispositions légales qui régissent ce processus.

Les avantages de vous joindre à l’équipe

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Formation et développement des compétences offert.

Conditions d’emploi

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 22,54 $ à 26 $ de l’heure;
• Possibilité de télétravail partiel (deux journées par semaine) applicable à la fin de la formation.

Ce dont vous avez besoin

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
• Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.

 Exigences particulières

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
• Avoir une excellente maîtrise de l’utilisation des plateformes permettant la tenue de réunion à distance comme (Teams, etc.);
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
• Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion (Paie, Dofin, Achat Windows);
• Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
• Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
• Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
• Démontrer un très grand souci du détail et de la précision;
• Avoir des connaissances juridiques sera considérées comme un atout.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca