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Secrétaire administrative

Alter Ego Personnel Inc.

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le mai 19, 2022.

Nous sommes à la recherche d’une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés près du métro Charlevoix.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:
– Assiste son supérieur dans l’ensemble de ses fonctions.

– Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d’ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l’unité pour le traitement des dossiers.

– Préparation et suivi des demandes à la Régie du logement et suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.

– Préparation et suivi des ententes avec les nouveaux propriétaires.

– Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.

– Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.

– Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.

– Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin.

Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).

– Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s’assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.

Peut être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.

– Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.

– Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.

– Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l’esprit des discussions et des décisions intervenues.

– Assure la transmission d’informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.

– Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.

– Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s’assurer de la qualité de la présentation, de l’absence d’erreurs grammaticales, d’orthographe ou autre.

Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.

– Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Candidat idéal:
– Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
– Anglais intermédiaire
– Confidentialité
– Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
– Analyse et synthèse
– Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
– Expérience en facturation
– Autonomie et débrouillardise
– Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies Envoyez-nous votre CV immédiatement En tant qu’employeur souscrivant aux principes d’équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.

Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.