Responsable – gestion administrative

L’OBJECTIF PRINCIPAL

Les principales responsabilités sont d’offrir un soutien administratif auprès des différents départements et être charge de la réception, du courrier et du téléphone.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir, guider et fournir les informations nécessaires aux étudiants, enseignants et visiteurs.
• Répondre, filtrer et transférer tous les appels téléphoniques entrants de manière professionnelle.
• Fournir des informations générales sur le Collège et ses programmes académiques.
• Recevoir et trier quotidiennement le courrier/les livraisons/les coursiers.
• Saisir les informations dans la base de données requise, de manière rapide et précise.
• Assurer le soutien nécessaire pour la planification de salons et d’événements, l’organisation d’activités parascolaires pour les étudiants et la communication avec des fournisseurs de services externes.
• Rédiger des lettres, mémos et courriels.
• Préparer la logistique des rencontres internes, déplacements ou réunions à l’extérieur du Collège.
• Supporter les ressources humaines dans le processus d’embauche et accueil des nouveaux employés.
• Gérer la logistique des salons d’exposition ainsi que les évènements du Collège, au besoin.

CONNAISSANCES/COMPÉTENCES/EXPERIENCE

• Un DEP/DEC en bureautique / secrétariat ou Sec V avec une expérience pertinente
• Expérience similaire d’un an dans un poste ou vous deviez travailler avec plusieurs personnes.
• Excellente maîtrise de la langue français parlée et écrite (la connaissance de l’anglais est un atout).
• Avoir une aisance dans la mise en page de documents.
• Excellente connaissance de la suite Office et plus spécifiquement des logiciels Word et PowerPoint.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches.
• Autonome et polyvalente.
• Notion de tenue de livres comptable, un atout.