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   Emploi Adjoint Administratif   

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Excel Personnel inc.: Adjointe Administrative/Immobilier

Excel Personnel inc.

C'est un Temps-Plein job à Westmount, QC publiée le novembre 18, 2021.

Notre client, une entreprise dans la gestion immobilière, est à la recherche d’une adjointe administrative.

Vos principales fonctions seront: Créer les bons de commande dans le système Yardi.

Recevoir, codifier et traiter les factures : le traitement des factures comprend la vérification des données et des calculs etc.

à partir du bon de commande et de la proposition de l’entrepreneur, et la mise en correspondance des factures et des bons de commande dans la solution Payscan et Yardi.

Saisir les données relatives aux contrats dans le système Yardi afin de créer des bons de commandes en suivant les étapes requises; prix/soumission, demande de bon de commande, bon de commande et toutes autres documents justificatifs.

Obtenir tous les documents justificatifs nécessaires au traitement diligent des factures et des bons de commandes conformes aux processus internes de Yardi auprès des fournisseurs approuvés.

Assurer le suivi auprès de Contractor Check, des certificats d’assurances et des attestations de la CNESST pour les marchés de services.

Fournir un soutien administratif au service des opérations et à l’équipe de projet.

Assurer la liaison avec les locataires et occupants, les entrepreneurs, les visiteurs, et les Commissionnaires.

Communiquer de façon efficace avec les clients, les entrepreneurs et les fournisseurs, et veiller à ce que tout sujet de préoccupation reçoive une attention immédiate et minutieuse.

Contribuer aux ajustements mensuels.

Aider l’équipe opérationnelle les requêtes en provenance du Centre National d’appels de service / Angus Anywhere incluant le suivi des appels sur Angus Anywhere.

Coordonner l’ajout des fournisseurs et entrepreneurs dans le système de comptabilité avec l’équipe de comptabilité.

Voir à la distribution du courrier et de la messagerie internes et externes.

Aider à la planification et à la préparation des réunions, des conférences téléphoniques et des procès-verbaux afférents.

Coordonner les réparations et l’entretien du matériel du bureau, des fournitures, etc.

Acheter les fournitures et le matériel de bureau nécessaires.

Formation avec la coordinatrice des services immobilier afin d’assurer une réciprocité.

Assister aux occupants et entrepreneurs dans la préparation des permis de travail et/ou des permis de travail au chaud.

Assister dans la préparation du budget annuel pour les équipements et fournitures de bureaux, lignes téléphoniques, etc.

Agir comme personne de soutien en cas d’évacuation d’urgence Maintenir le système de classement.

Compétences recherchées Vous possédez les compétences et l’expérience suivantes: Expérience minimum de 3 années dans le domaine de la gestion immobilière.

La maîtrise de la suite Office pour Microsoft, y compris Word et Excel.

Connaissance de Yardi et Angus est essentielle pour la prestation d’une gamme complète de services de soutien administratif à l’équipe de gestion Vous êtes reconnu pour votre polyvalence, votre capacité de travailler sous pression et de respecter les échéances, ainsi que votre sens de l’initiative.

Un certificat or diplôme dans le domaine de la gestion immobilière est également un atout.

Le (La) candidat(e) doit être parfaitement bilingue autant écrit que parlé.

Vous possédez de solides aptitudes dans les domaines des communications, des relations interpersonnelles et du service à la clientèle.