Coordonnateur(trice), Administration et Installations

Ce poste supervise les installations du bâtiment et fournit un soutien administratif au gestionnaire de site, y compris une variété d’activités liées à la sécurité et à la conformité du site. Cela nécessitera la capacité de planifier, d’organiser et de coordonner un large éventail d’activités et de projets en temps opportun. Ce rôle exercera une discrétion et un jugement indépendants pour résoudre les requêtes.

Administration

1. Traiter le courrier entrant et sortant, y compris les envois par messagerie.
2. Effectuer des tâches de bureau pour le site telles que, mais sans s’y limiter, la préparation de présentations, de rapports ou de feuilles de calcul, l’exécution des envois aux clients, la correspondance générale, la gestion de la correspondance téléphonique et électronique.
3. Coordonner et superviser la mise en place d’événements tels que des assemblées, des visiteurs de l’entreprise, de la formation des employés, des réunions de groupe et autres.
4. Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de site pour communiquer les mises à jour du site au employés et promouvoir un environnement de travail engageant et agréable.

Coordination des installations

1. Coordonner les besoins en équipement et en approvisionnement, y compris le mobilier, les télécommunications, les appareils de cuisine, le matériel et les fournitures de bureau et la climatisation.
   1. S’assurer que les provisions de cuisine sont disponibles.
   2. Traiter et créer les demandes de bons de commande pour les fournitures.
2. Coordonner les calendriers d’entretien du bâtiment et des équipements.
   1. Répondre aux appels de maintenance urgents.
   2. Entretenir des relations avec l’équipe de nettoyage.
   3. Assurer la liaison avec les fournisseurs.
   4. Documenter les processus et conserver les dossiers de maintenance.
3. Se préparer aux urgences en créant des plans d’évacuation des bâtiments et d’autres plans d’action.
4. Travailler en étroite collaboration avec le champion de la sécurité de l’entrepôt pour s’assurer que le site est conforme aux normes de sécurité.
5. Participer en tant que membre actif aux activités du comité de santé et de sécurité en:

• Préparant l’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions.
• Coordonnant et participant aux inspections mensuelles du site.
• Mettant à jour les procédures et les plans d’action de sécurité, d’évacuation et de gestion de crise.Rédigeant des rapports mensuels.Promouvant la sécurité au sein du bâtiment.

6. Maintenir un environnement de travail sécuritaire en signalant les accidents et les conditions dangereuses au gestionnaire de site.

Éducation

• DEC en administration, santé et sécurité ou programme équivalent.
• Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience sera envisagée.

Expérience de travail

• Un minimum de 2 ans d’expérience en administration, coordination d’installations ou gestion de projet.
• Une expérience en gestion de la santé et de la sécurité est un atout.

Connaissances et compétences

• Bilingue : anglais et français.
• Capacité à gérer plusieurs projets et responsabilités.
• Maîtrise des logiciels bureautiques, tels que Microsoft Word, Excel et Outlook.
• Discrétion/ Haute sensibilité aux informations confidentielles.
• Bon jugement, initiative et flexibilité.
• Excellentes capacités d’organisation et de communication.