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   Emploi Adjoint Administratif   

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Commis de chantier / Adjoint(e) administratif(ve)

Le Groupe Fabmec Inc.

C'est un Contrat job à Saguenay, QC publiée le avril 25, 2021.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE

Sous la responsabilité du Chargé de projet principal, le commis de chantier sera responsable de la conformité des dossiers administratifs et du suivi de projets sur le chantier. La personne devra souscrire aux procédures existantes et aux outils utilisés. En collaboration avec les membres de l’équipe, elle devra rechercher des informations, les traiter et les faire suivre dans les projets respectifs. Elle sera en lien continu avec le bureau administratif du siège social.

TÂCHES PRINCIPALES

· Traiter toute la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction

· Fournir et préparer les documents liés à l’ouverture des projets et gérer les documents administratifs du contrat;

· Effectuer la mise en page, production et traduction de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet;

· Préparer, mettre à jour et distribuer les plans de travail pour les nouveaux chantiers.

· Préparer les documents nécessaires à la gestion du chantier et les remettre aux contremaitres;

· Aider à la préparation des réunions de démarrage de projet (kick off meeting). Remettre les dossiers aux contremaîtres, organiser les réunions, tenir à jour le calendrier, etc.;

· Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratifs, suivi de budget, suivi de l’ingénierie, calendrier, etc.);

· Répertorier les feuilles de temps des travailleurs, les traiter et les transmette à la paie

· Rédiger et archiver toutes les communications, procès-verbaux de réunions et transmissions contractuelles

· Préparer la mobilisation et l’intégration des nouveaux personnels incluant l’accès au chantier en collaboration avec les ressources en place;

· Coordonner les commandes de biens et de services, entrer les données dans le système

· Assurer le suivi et jumelage des bons de commandes et les factures pour le contrôle de coûts du projet;

· Confirmer la réception des commandes et faire approuver les factures;

· Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratifs, suivi de budget, suivi de l’ingénierie, suivi des extras, calendrier des rencontres, échéanciers des travaux, etc.);

· Assurer une communication soutenue avec les différents clients et sous-traitants pour les aviser des imprévus et ou des changements ;

· Participer à la préparation des documents lors des périodes de « shutdown » du chantier.

· Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par ses supérieurs.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

• DEC en Techniques administratives, AEC Bureautique-comptabilité, DEP en Comptabilité

• Expérience 2 ans minimum en chantier de construction

• Connaissance du processus de gestion de projet

• Excellent français parlé et écrit

• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Excel et Maestro

• Expérience dans une entreprise de la construction (un atout)

• Bilinguisme un atout.

• Carte ASP Construction obligatoire

APTITUDES RECHERCHÉES

• Autonome et rigueur ;

• Capacité à gérer la pression ;

• Efficacité dans le multi-tâches ;

• Travail d’équipe.

• Excellente communication interpersonnelle ;

• Sens de la planification et de l’organisation ;

• Souci de la confidentialité