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Biron Groupe Santé: Adjointe Exécutive, Ventes Et Opérations

Biron Groupe Santé

C'est un Temps-Plein job à Brossard, QC publiée le avril 21, 2021.

Le MandatL’Adjointe exécutive assure un soutien administratif aux gestionnaires du département des Ventes et des opérations plus spécifiquement, épaule le Vice-Président, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes.Les rôles et les responsabilitésSoutien administratif:
·Recevoir, acheminer et filtrer les appels, puis en assurer le suivi ;
·Coordonner la logistique des réunions; préparer et envoyer la documentation nécessaire ;
·Participer à différentes rencontres et rédiger les procès-verbaux lorsque requis ;
·Effectuer différentes tâches administratives telles que, le classement, le courrier, les photocopies, etc.

;
·Rédiger et corriger divers documents, souvent confidentiels ;
·Procéder aux réservations (billets d’avion, chambres d’hôtel, restaurants ou autres) lorsque requis ;
·Assurer la mise à jour des différentes bases de données, dossiers, fichiers, contacts, etc.;
·Préparer des rapports et assurer les communications aux bons intervenants.

Support exécutif:
·Soutenir le VP dans l’ensemble de ses fonctions (gestion de l’équipe, opérations, déplacements, comités divers) ;
·Anticiper les besoins provoqués par l’information disponible au calendrier; profils de clients et d’entreprises, préparation spécifique, autres parties prenantes à inviter (associés, employés, etc.) ;
·Gérer et coordonner le calendrier, les déplacements, les téléconférences et les rencontres avec les membres de l’équipe, les collègues, les fournisseurs et les clients ;
·Produire des rapports, tableaux et présentations PowerPoint destinés à la haute direction, différents comités et optimiser leur contenu ;
·Connaître et utiliser les ressources disponibles au sein de l’organisation, savoir s’entourer des bonnes personnes qui favoriseront la collaboration ;
·Participer activement dans la préparation du budget annuel.Coordination d’équipe:
·Préparer différents outils de suivis pour le département et la gestion du personnel (tableaux de vacances, horaires de travail, etc.) ;
·Effectuer les commandes de fournitures de bureau requises pour les membres de l’équipe ;
·Supporter les projets spéciaux ;
·Préparer et coordonner les activités de formation des membres de l’équipe ;
·Assister les gestionnaires avec le processus d’appréciation de la performance ;
·Administrer des outils de gestion permettant le suivi des dépenses salariales et des coûts reliés ;
·Communiquer avec les différents intervenants internes et externes et leur fournir l’information complète nécessaire pour qu’ils effectuent un travail de qualité.Lieu et horaire de travail
·Poste temporaire (1 an) à temps complet – 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi;
·Lieu de travail: Siège social de Brossard.

En télétravail jusqu’à nouvel ordre.Profil recherché
·Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou dans un domaine connexe ;
·8 à 10 années d’expérience pertinentes à l’emploi ;
·Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ;
·Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office ;
·Faire preuve debeaucoup de discernement et d’empathie ;
·Être orienté vers l’atteinte des résultats et savoir gérer son temps ;
·Être disponibleet discret ;
·Savoir organiser, planifier et négocier ;
·Maitriser l’artde gérer la critique constructive ;
·Capacité à analyser et à porter un jugement ;
·Maîtriser la résolution de problèmes ;
·Être doué pour les relations interpersonnelles, le travail d’équipe et avoir une grande facilité à créer des relations au sein de l’entreprise ;
·Être orienté vers le service à la clientèle ;
·Savoir écouter ;
·Avoir la capacité de s’adapter.