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Assistant(e) de Direction / Technicien(ne) en administration- Communications, marketing et développement des dons

Hopital Shriners

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le juin 20, 2022.

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction / technicien(ne) administratif(ve) pour se joindre à notre dynamique équipe des Communications et marketing et celui de Développement des dons de l’Hôpital Shriners pour enfants, et faites la différence Le assistant de direction / technicien en administration est responsable du soutien administratif et des fonctions générales des départements Communications et marketing, et du Développement des dons.

Il/elle assure le bon fonctionnement des deux départements sur une base égale en effectuant des fonctions de bureau et administratives, telles que la rédaction de la correspondance, la prise de rendez-vous, l’organisation de réunions, l’aide à la mise à jour des rapports, l’organisation et le suivi des fichiers physiques et électroniques, le suivi et le traitement de factures et de dépenses, la mise à jour de politiques, de procédures et de procès-verbaux, et la gestion des suivis.

Le titulaire du poste joue également un rôle important dans le soutien des communications internes en aidant à la mise à jour de l’intranet, aux présentations, au tri et au classement de photos, de vidéos et d’articles, ainsi qu’à la distribution de ces éléments aux membres de l’équipe de l’hôpital ou à d’autres partenaires.

Le titulaire de ce poste est chargé de soutenir les gestionnaires dans leurs activités quotidiennes telles que les appels, les courriels et la gestion du calendrier, la préparation des dossiers pour les réunions, et d’autres activités si nécessaire.

En outre, il/elle coordonne les visites de l’hôpital.

Aperçu des tâches à effectuer : Fournir un soutien clérical et administratif aux cadres des deux départements
– Tient à jour l’agenda des cadres, y compris les événements et les rendez-vous, et assure les briefings quotidiens.

– Organise les réunions (réservation de salle, convocation, matériel informatique, repas, impression, présence, etc.)
– Reçoit et distribue le courrier, les courriels, les télécopies et les livraisons.

– Prépare la correspondance (p.

ex.

lettres, résumés de réunions, procès-verbaux et résolutions, lettres de suivi, rapports), les listes de diffusion, les présentations électroniques et les rapports.

– Classe les documents (papier et électroniques)
– Veille à ce que les informations confidentielles soient traitées de manière appropriée.

Soutenir les événements et la production
– Envoie des bulletins d’information électroniques, soutient les mises à jour du site web, de l’intranet et des écrans d’information ; assure les liens avec des fournisseurs.

– Participe activement aux événements et aux conférences en milieu hospitalier et/ou à l’externe.

– Prépare les photos et les vidéos pour les différents canaux de distribution
– Entretient et alimente les bases de données
– Interagit avec diverses parties prenantes, notamment les bénévoles, les membres du conseil d’administration, les donateurs, les collègues et les familles des patients.

– Met à jour des statistiques, fait des recherches demandées, selon les besoins
– Accueille les visiteurs et répond rapidement et efficacement à toutes les communications.

Exigences
– Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère concerné ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) de huit cents heures ou plus combinée à une expérience pertinente au domaine.

– Quatre (4) ans d’expérience en tant qu’agent administratif et/ou technicien administratif
– Expérience dans la préparation de procès-verbaux
– Excellent bilinguisme oral et écrit (français, anglais)
– Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités, avec le souci du détail
– Excellentes aptitudes à la rédaction et à la correction d’épreuves
– Initiative et flexibilité
– Capacité à travailler sous pression
– Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel)
– Apprentissage rapide des nouveaux systèmes de gestion de l’information
– Capacité à travailler de manière indépendante avec peu de supervision
– Esprit d’équipe et attitude positive
– Haut niveau de discrétion
– Horaire flexible pour assister à des événements importants occasionnels Nous vous offrons:
– Poste à temps complet permanent (35 heures/sem.) du lundi au vendredi;
– Salaire de 24,21$ à 32,32$ par heure (44,000 $ à 59,000 $ annuel)selon expérience
– Étant un établissement privé conventionné du réseau de la santé et des services sociaux, nous offrons les mêmes conditions que le secteur public, dont un régime de retraite (RREGOP), 13 jours fériés par année, 9,6 jours de maladie par année, une assurance collective, 4 semaines de vacances après un an, et un programme d’assistance aux employés.

De plus, vous profiterez d’un stationnement gratuit (sur certaines conditions) ou d’une réduction pour l’utilisation des transports en commun (carte Opus), du soutien à la conciliation travail-famille, d’une cafétéria à prix abordable et d’un club social.

Vous souhaitez travailler avec nous ?

Soumettez votre candidature dès maintenant L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

L’Hôpital Shriners pour enfants
– Canada souscrit au principe d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.