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Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Cégep de Lévis

C'est un Contrat job à Levis, QC publiée le novembre 22, 2022.

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

 

Direction : Direction des affaires étudiantes et communautaires

Service : Service d'animation socioculturelle

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Caroline Therrien

Lieu de travail : Cégep de Lévis – 205 route Mgr Bourget, Lévis, Qc. 

Statut de l'emploi : Régulier temps complet    

Horaire de travail : De 8h à 16h

Entrée en fonction prévue : Dès que possible

 

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 

POSTE RÉGULIER – TEMPS COMPLET

35 HEURES / SEMAINE

 

Sous la responsabilité de la coordonnatrice aux affaires étudiantes, la personne qui occupe le poste d'agent(e) de soutien administratif classe principale assure la gestion des opérations du service de l’animation socioculturelle et de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, inscriptions aux activités, dépôts, suivis budgétaires, compilations de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ce service.

 

Elle est responsable de l’accueil de la clientèle ainsi que de divers travaux de nature administrative, dont la gestion des services aux membres, la gestion physique des locaux (6 salles de musique, 1 salle de danse, 1 costumier, 1 salle de réunion), le service de prêt de matériel culturel et artistique, la rédaction, la promotion, le suivi des concours internes et externes et la facturation interne et externe. Elle contribue également au bon déroulement des opérations des ateliers et activités ainsi que des événements artistiques et culturels.

 

NATURE DU TRAVAIL :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

 

QUALIFICATIONS REQUISES :

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir deux années d’expérience pertinente.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES EXIGÉES PAR LE COLLÈGE :

  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite
  • Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel)
  • Connaissance de base en comptabilité
  • Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés tels que les applications SRIC dont CLARA, gestion des locaux, gestion des approvisionnements et compte client
  • Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de respect et de diplomatie
  • Avoir le sens de l’organisation et des responsabilités
  • Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe
  • Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers
  • Avoir de l’intérêt pour les événements à caractère sociaux, culturels, artistiques et organisationnels

 

Lors de différents événements, il se peut que la personne en poste soit appelée à travailler en dehors des heures de travail normal.

 

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

 

1. Coordination des travaux administratifs

Assumer la responsabilité du processus d’inscription de la clientèle étudiante :

– Assurer le service à la clientèle, l'accueil et la réception des appels.

– Assurer le suivi administratif des inscriptions: paiements, reçus, dépôts, encaissements (CLARA).

– Produire les rapports portant sur les inscriptions et la participation aux activités.

– Développer des procédures pour assurer le bon fonctionnement des opérations du service.

– Faire des recommandations dans le but d'améliorer le fonctionnement du service.

 

Gestion de l’échéancier de la production des principaux documents :

– Faire respecter les échéanciers et effectuer les rappels aux personnes concernées.

 

S'assurer de la gestion des locaux :

– Maintenir le registre des réservations à jour et s'assurer de l'accessibilité des locaux en dehors des heures régulières de travail.

– Procéder aux demandes d’entretien et de déplacement de matériel.

– Évaluer les besoins en locaux et équipements.

 

Gestion du prêt de matériel (instruments de musique, costumes, etc.):

  • Compiler les statistiques et faire un bilan annuel de tous les prêts

 

2. Suivis budgétaires

  • Préparer les demandes d’achat et les demandes de paiement et les acheminer pour approbation selon la procédure en cours
  • Gérer les entrées de sommes d'argent relatives aux inscriptions
  • Apporter une aide à la professionnelle en place dans le suivi budgétaire
  • Assurer le suivi avec les services administratifs

 

3. Gestion des communications internes et externes

  • Produire, en collaboration avec l’équipe des communications les outils de communications pour les différentes activités
  • En collaboration avec les communications, assurer la promotion et l’affichage des concours et activités socioculturelles internes et externes (publicités sur les téléviseurs, le portail, Facebook et site Internet)
  • Renseigner la clientèle étudiante (règlements, informations)
  • Faire le suivi des impressions
  • Collaborer aux activités de promotion

 

4. Gestion des événements

  • Collaborer à la promotion et au bon déroulement des activités (accueil des étudiants, portes ouvertes, journées thématiques, remise des diplômes, Cégeps en spectacle, Théâtre, etc.).
  • Préparer des demandes de subventions auprès d'organismes associés afin de financer les projets et préparer les différents rapports inhérents.
  • Préparer un bilan à la suite des différents événements du Service d’animation socioculturelle.

 

Test requis : Test de français et logiciels informatiques

 

Offre

Salaire: 23.12-28.31