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Agent.e de soutien administratif, classe 1 – Clinique d’hygiène dentaire

Collège de Maisonneuve

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le janvier 16, 2023.

Description sommaire :

Service: Direction des études
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Denise Grondin
Titulaire : Fatima Neghmouchi
 
Période : Dès que possible, pour une durée indéterminée *;
Salaire : De 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi 8h00 à 16h00;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.

Fonctions :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat et de réception liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités : Réaliser des travaux administratifs nécessaires aux opérations courantes de la clinique dentaire, selon les méthodes et procédures établies.

  • Effectuer toute la logistique de prise et de modification de rendez-vous, et ce selon les besoins des stages :
  • Tenir à jour l’agenda des rendez-vous, donner et confirmer les rendez-vous avec les patients;
  • Tenir à jour la liste de patients de la journée dans le système informatique;
  • Créer des dossiers patients dans le logiciel Dentitek;
  • Accueillir la clientèle, leur faire remplir les formulaires et questionnaires requis;
  • Prévoir des places pour des rendez-vous particuliers selon les besoins de formation des stagiaires;
  • S’assurer, en collaboration avec la coordinatrice des stages, que chaque stagiaire rencontre les exigences requises pour leur apprentissage relativement aux différents types de clientèle, par exemple : clientèle adulte, clientèle enfant, etc.;
  • Dresser et tenir à jour la liste de patients potentiels;
  • Contribuer à équilibrer les cliniques lors de la prise de rendez-vous en coordination avec l’agente de bureau et la coordonnatrice;
  • Effectuer les recherches nécessaires dans le logiciel afin de trouver les types de patients requis pour les stages;
  • Informer la responsable des stages de l’évolution de l’agenda.
  • Effectuer les opérations administratives nécessaires au fonctionnement de la clinique dentaire, entre autres :
  • Percevoir et traiter le paiement des frais, émettre des reçus et les inscrire au dossier des patients;
  • Répondre au téléphone et assurer le service à la clientèle incluant la réception des plaintes;
  • Participer à la gestion des dossiers des patients;
  • Classer les dossiers des patients selon les normes établies par la clinique;
  • Prendre connaissance des courriels et messages acheminés à la clinique dentaire, y répondre ou assurer le transfert aux personnes concernées.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
 
Expérience
Détenir une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences

  • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit.
  • Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.

Atouts

  • Connaître les logiciels Outlook et Dentitek;
  • Démontrer de l’intérêt pour le domaine dentaire;
  • Connaitre la langue anglaise.

Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection. 

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

    Offre

    Salaire: 22.36-25