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Agent(e) de soutien administratif, classe 1

Cégep de Lévis

C'est un Contrat job à Levis, QC publiée le novembre 20, 2022.

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

 

 

Direction : Direction des affaires étudiantes et communautaires

Service : Service psychosocial

Nom du supérieur immédiat : Caroline Therrien

Statut de l'emploi : Remplacement temps complet

Durée de l'emploi prévue : 1 an

 

REMPLACEMENT 1 AN – TEMPS COMPLET

 

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochones à présenter leur candidature.

 

Sous la direction de la coordonnatrice des affaires étudiantes et communautaires, en collaboration avec la responsable de l’aide à l’emploi, des intervenants psychosociaux et du titulaire du dossier santé, l’agent ou l’agente de soutien administratif classe 1 accueille la clientèle de ces trois services, collabore à leur bon fonctionnement et apporte une aide aux usagers ainsi qu’aux professionnels de ces services.

 

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

 

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience :

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

 

Conditions exigées par le collège :

  • Satisfaction de la norme linguistique établie par le Collège;

  • Des connaissances de logiciels de traitement de texte, de chiffrier et de courrier électronique tels que : Word, Excel et Outlook;

  • Intérêt et aptitudes pour comprendre et opérer divers systèmes informatisés tels que les applications CLARA et la base de données ACCESS (gestion des locaux, gestion des approvisionnements);

  • Entregent, autonomie, discrétion, sens de l’organisation et souci de la qualité du service à la clientèle.

Test requis : Test de français et logiciels informatiques (Word)

 

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

  • Accueillir la clientèle et la diriger vers le service approprié selon les procédures établies, prendre les rendez-vous et gérer l’agenda des professionnels de ces secteurs;

  • Répondre au téléphone, donner des renseignements et diriger les appels aux bons endroits;

  • Ouvrir et classer les dossiers des étudiants ainsi que compiler les statistiques sur la clientèle;

  • Transcrire des lettres, listes et documents divers à l’aide du traitement de textes et les imprimer;

  • Faire les réquisitions pour l’achat de matériel;

  • Supporter les professionnels dans la logistique de l’organisation d’activités de sensibilisation ou d’animation (réservation des locaux et du matériel, accueillir les invités, voir à l’organisation des kiosques);

  • Commander la documentation;

  • Ouvrir le courrier;

  • Participer à la cueillette et la compilation des données dans le cadre de l’enquête annuelle sur le placement des diplômés (relance);

  • Dresser des tableaux (calendriers des activités, horaire, échéanciers, etc.) à l’aide des logiciels appropriés;

  • Transcrire les messages publicisant les activités offertes dans les services à des fins de communications internes et les acheminer à qui de droit dans les délais;

  • Tenir à jour les dossiers et formulaires requis au bon fonctionnement du service;

  • Assurer la logistique des réunions dans l’organisation d’activités du service;

  • Recevoir, traiter et diffuser les offres d’emplois selon les procédures établies;

  • Tenir à jour les babillards d’offres d’emplois;

  • Ouvrir les dossiers des nouveaux étudiants;

  • Effectuer les réservations de locaux;

  • Collaborer avec la secrétaire des services adaptés lors de certaines périodes de travail plus intensives, dans le respect de ses responsabilités;

  • Effectuer le traitement, la saisie et les affichages des offres d’emplois et de stages;

  • Veiller au support dans le suivi des dossiers des stages en Alternance travail-études;

  • Effectuer les statistiques et les compilations de données en lien avec les offres d'emploi;

  • Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes

 

 

Remarques

  • Notez que la lettre de présentation et le CV sont obligatoires (format PDF);

  • La priorité est donnée aux candidatures internes;

  • Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Offre

Salaire: 22.36-25