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Agent.e de soutien administratif, classe 1

Collège de Maisonneuve

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le janvier 16, 2023.

Description sommaire :

Service: Organisation scolaire
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Luce Delisle
Ancienne titulaire : Mélanie Summerside
 
Période : Dès que possible;  
Salaire : De 22,36 $ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Fonctions :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités : Accueillir et renseigner les usagers :

  • Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants, notamment :
  • Procéder à la facturation, au traitement des paiements et aux remboursements;
  • Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
  • Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.

 

  • Accueillir les usagers, répondre à leurs demandes d’information et les diriger vers les ressources concernées, notamment : 
  • Évaluer les besoins afin de diriger la personne vers la ressource appropriée (API, orienteur psychologue, etc.);
  • Recevoir, valider et traiter diverses demandes concernant le registrariat et le cheminement scolaire;
  • Recevoir, répondre ou diriger les appels téléphoniques et les courriels aux personnes concernées;
  • Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants (incluant notamment la facturation, le traitement des paiements et des remboursements);
  • Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
  • Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.

 

  • Renseigner les usagers en personne ou au téléphone sur toute demande d’information concernant le registrariat ou l’ensemble d’activités du Collège, entre autres :
  • Renseigner les étudiants sur diverses procédures et démarches reliées à l’organisation scolaire (échéancier, conséquences, etc.);
  • Expliquer ou vulgariser l’information reçue par les étudiants sur Omnivox ou autres moyens de communication du Collège.

 

  • Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda des agents de l’aide pédagogique individuel (API), selon la disponibilité de ressources et les besoins de la clientèle, entre autres :
  • Établir un ordre de priorité selon l’analyse des besoins et des situations personnelles particulières;
  • Appliquer les paramètres de distribution et disponibilité des rendez-vous;
  • Tenir à jour un registre des rendez-vous puis en faire rapport aux gestionnaires;
  • À l’aide d’une console de contrôle, annoncer à l’API l’arrivée d’un client puis signaler à celui-ci le moment pour se diriger au bureau correspondant.

Soutien administratif :

  • Offrir un soutien administratif à l’équipe de l’organisation scolaire, entre autres :
  • Préparer l’envoi du courrier (envois massifs, chèques, etc.);
  • Produire, numériser et classer divers documents;
  • Au besoin, assurer la cueillette et la distribution du courrier;
  • Suite aux blocages d’accès, réinitialiser des mots de passe d’Omnivox;
  • Recevoir et classer les dossiers d’admission (SRAM);
  • Procéder à l’épuration des dossiers.

 

  • Suite à la réception de demandes au comptoir, effectuer les travaux administratifs nécessaires pour répondre à celles-ci, notamment :
  • Préparer divers documents et lettres officiels concernant l’organisation scolaire;
  • Préparer et remettre des diplômes.

Tâches diverses :

  • Assurer la révision linguistique et la mise en forme de documents.

Accomplir au besoin toute autre tâche connexe.
 

Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
 
Expérience
Avoir un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences

  • Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
  • Connaître les logiciels Word, Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.

Atout
Connaître les logiciels Clara et Outlook.

Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection. 

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

    Offre

    Salaire: 22.36-25