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Agent.e de soutien administratif, classe 1 – Accueil psychosocial

Collège de Maisonneuve

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 21, 2022.

Description sommaire :

Service: Services aux étudiants et à la communauté / Centre de consultation et de soutien aux étudiants
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieur immédiat : Stéphane Nantel
Ancienne titulaire : Émilie Marra
 
Période : Dès que possible;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 10h30 à 18h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Fonctions :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités : Réaliser des travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies, nécessaires aux opérations courantes du service psychosocial et du Service d’aide à l’intégration des élèves (SAIDE) :
En support au service psychosocial :   

  • Accueillir les étudiants ayant des caractéristiques particulières qui se présentent au secrétariat selon le protocole d’accueil en vigueur au service;
  • Planifier les rendez-vous des étudiants avec les professionnels et collaborer à la gestion de leurs agendas;
  • Assurer la gestion des dossiers des étudiants en attente pour rencontrer un professionnel selon l’ordre de priorité établi et communiquer l’information au technicien en travail social;
  • Transmettre l’information au sujet des demandes des étudiants avec les différents professionnels et les techniciens;
  • Assurer le suivi, la conservation et l’épuration des dossiers confidentiels;
  • Convoquer des réunions, y assister et au besoin en prendre des notes pour un compte rendu;
  • Offrir un service de soutien administratif aux professionnels et aux techniciens du service;
  • Assurer le suivi des opérations financières du service;
  • Tenir le registre d’assiduité, inscrire dans Clara les absences ou le temps effectué par les employés du secteur.

 
En support au SAIDE :

  • Agir comme point de jonction entre les demandes des étudiants et les conseillers du SAIDE, assurer le suivi de l’envoi des mesures déjà déterminées au plan d’intervention;
  • Remplir certains formulaires ou produire certains documents exigés par le ministère de l’Enseignement supérieur (MES) et le Centre Collégiaux de soutien à l’intégration (CCSI);
  • Selon la procédure établie, procéder à la préparation des contrats permettant de rémunérer les  ressources embauchées pour l’accompagnement physique et éducatif des étudiants bénéficiant de services adaptés.

 
Assurer un service de première ligne auprès des clients internes (étudiants, enseignants, etc.) :

  • En collaboration avec l’agent de bureau responsable de la gestion des examens, effectuer les tâches suivantes :
    • Recevoir et traiter les demandes de réservation pour les examens prévus pendant toute la    session;
    • Recevoir les questionnaires d’examen accompagnés des directives à faire respecter;
    • Collaborer avec les professeurs dans la gestion des demandes d’examens;
    • Accueillir les étudiants et procéder à leur installation;
    • Assurer la supervision de l’examen;
    • Remettre les documents utilisés (feuilles de réponses, copie d’examen, etc.) aux     professeurs.
  • En l’absence de l’agent de bureau du secteur de l’information scolaire et professionnel, de l’orientation et du placement, offrir un soutien minimal aux professionnelles (prise de rendez- vous ou autre tâche cléricale nécessitant une intervention immédiate).

  
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience
Avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences
  • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
  • Maîtriser les logiciels Outlook, PowerPoint, Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel.

 Atouts 

  • Bonne capacité à gérer le stress et être à l’aise avec la gestion de situations imprévues impliquant des étudiants qui se présentent avec des signes de détresse psychologique;
  • Connaissance de FileMaker et de Clara.

Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection. 

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

    Offre

    Salaire: 22.36-25