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Agent principal, agente principale aux déboursés

HEC Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le février 15, 2021.

Agent principal, agente principale aux déboursés

Service de la comptabilité et de la trésorerie, Direction des finances

MILIEU DE VIE

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livres) et de la préparation des rapports et états financiers.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent principal ou l’agente principale aux déboursés effectue un ensemble de travaux à caractère comptable relié au paiement des déboursés de HEC Montréal et aux travaux de fin de période. De plus, cette personne participe aux travaux de développement et d’amélioration des systèmes informatisés. Plus spécifiquement :

  • Forme, conseille et assiste les membres de sa section sur les processus et les méthodes de travail ainsi que sur les procédures d’utilisation des systèmes informatisés afférents aux déboursés :
    • Documente et met à jour les politiques, les procédures, les graphiques d’acheminement et les méthodes de travail de sa section;
    • En l’absence du responsable, s’assure de la coordination et de la répartition du travail de sa section.

Comptabilité et analyse

  • Étudie et vérifie les rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre.
    • Identifie et corrige les écarts de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels; s’assure d’obtenir les pièces justificatives requises.
  • Participe aux activités de fin d’année financière : analyse des comptes du bilan, état des résultats.
    • Prépare et tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les rapports de fin de période relatifs à son secteur de travail (ex. : rapport sur la taxe de vente).
    • Prépare et transmet au Service des ressources humaines les données relatives aux déboursés imposables pour l’émission des reçus d’impôts.
  • Vérifie, concilie et comptabilise les transactions des activités internationales, dans le respect des politiques et des pratiques en vigueur.
  • Dans le respect des politiques et procédures en vigueur, reçoit, vérifie et traite les comptes à payer selon les échéanciers de paiement déterminés : factures fournisseur, demandes de paiement, relevés de dépenses, demandes d’avance, note de crédit etc.

Comptes à payer

  • Effectue divers traitements avancés liés aux comptes à payer.
    • Traite les déboursés avec paiements par versements, dans le respect des échéanciers établis :
      • Saisit et met à jour les données, effectue les entrées de journal appropriées;
      • S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
    • Consulte les rapports d’anomalies budgétaires et effectue les corrections appropriées :
      • Communique avec les personnes concernées pour tout cas particulier et assure les suivis.
    • Effectue le processus d’émission des chèques, procède aux vérifications et contrôles requis, et effectue les écritures de journal :
      • Émet, au besoin, les chèques manuels et les duplicatas;
      • Coordonne le processus relativement à l’émission des paiements hebdomadaires émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation.
    • Procède aux annulations de chèque ou aux arrêts de paiement lorsque requis et avise les personnes concernées.

Système de gestion intégré

  • En réponse aux besoins de son équipe, extrait des données du système, produit des rapports informatiques et les transmet aux demandeurs.
    • Tient à jour les tables de paramètres du système de gestion intégré relatives à son champ d’activité.
  • Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent.
  • Participe au développement des modules du système de gestion intégré afférents aux déboursés.
    • Identifie les améliorations potentielles, participe aux travaux de recherche, aux groupes de travail, à l’analyse, à la synthèse et à la préparation des dossiers.
  • Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré relative à son champ d’activité (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués.
  • Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité.
  • Participe au classement, à l’élagage et à l’archivage des différents documents de sa section dans le respect des procédures établies et des normes en vigueur à HEC Montréal.
  • Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente
  • Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des notions comptables
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré
  • Aptitude pour la coordination et le travail d’équipe
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), les communications orales et écrites et pour vulgariser le langage technique
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage et l’utilisation des nouvelles technologies
  • Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

AVANTAGES

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés

Offre

Salaire: 46205.00-64643.00