Agent de soutien administratif, classe 1 à l’animation

POUR POSTULER, rendez-vous sur notre site web d’ici le 20 septembre 23h59 : https://cegeplimoilou-career.talent-soft.com/offre-de-emploi/emploi-agente-ou-agent-de-soutien-administratif-classe-1-a-l-animation_276.aspx

Sous l’autorité fonctionnelle des responsables des services de l’animation, votre rôle consistera à accomplir un ensemble de travaux administratifs, selon des méthodes et des procédures de nature relativement complexe.

De façon plus spécifique, vous réaliserez les tâches suivantes :

• Recevoir, acheminer les appels téléphoniques et les courriels du Service de l’animation ;
• Recevoir, informer et orienter les visiteurs qui se présentent au Service de l’animation ;
• Informer les étudiants et le public au sujet des activités offertes et des conditions générales ou particulières de participation ;
• Recueillir les inscriptions, dresser les listes de participation aux différentes activités, produire certains rapports statistiques ;
• Prendre toutes les inscriptions étudiantes pour les activités parascolaires non régulières ;
• Assurer la préparation et le contrôle de la vente en ligne des billets pour les activités ;
• Préparer et effectuer plusieurs opérations comptables telles que la création de factures, de demandes de paiements, des avances de fonds, des dépôts via le logiciel CLARA et assurer le contrôle des petites caisses du service ;
• Utiliser Clara pédagogique pour vérifier le statut des étudiants-athlètes et vérifier la réussite scolaire ;
• Utiliser le logiciel S1 (registre du Sport étudiant) pour inscrire les informations des étudiants-athlètes, saisir les données de la réussite scolaire, télécharger les feuilles de matchs, etc. ;
• Assurer un suivi régulier avec les entraîneurs des équipes sportives ;
• Utiliser régulièrement MIA pour réserver des locaux/plateaux (matchs, entraînements, ligues intra, formations, conférences, etc.) ;
• Participer à l’organisation de divers événements et projets du Service de l’animation (peut être le soir et la fin de semaine) ;
• Produire des documents organisationnels et promotionnels du service tels que des affiches, des programmes, des dépliants, des visuels, des présentations PowerPoint, etc. ;
• Transcrire des textes, effectuer des photocopies ;
• Tenir à jour les divers dossiers et registres sous sa responsabilité ;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Mais aussi…

• Posséder des connaissances pratiques relatives au secteur d’activités ;
• Maîtriser les logiciels de la suite Office et connaître suffisamment Internet pour faire des recherches sur des sites ;
• Maîtriser la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir le souci du service à la clientèle ;
• Avoir des aptitudes pour le travail d’équipe ;
• Avoir une grande capacité de concentration (environnement de travail bruyant, au cœur de l’action) ;
• Avoir une connaissance des réseaux sociaux et des logiciels InDesign, Illustrator, Photoshop et Acrobat Professional serait un atout.