Agent de soutien administratif, classe 1

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À titre d’agente ou agent de soutien administratif dans l’équipe du Service du cheminement et de l’organisation scolaires, vous effectuerez les tâches inhérentes à la gestion du dossier scolaire des étudiantes et des étudiants. Vous serez appelé à apporter votre contribution au sein du groupe de travail du soutien administratif qui fait équipe et travaille de manière collaborative avec celui des aides pédagogiques individuelles (API) ainsi que celui des techniciens afin de remplir la mission du service.

Dans ce rôle au cœur de l’action, vous devrez :

• Accueillir les étudiantes et les étudiants qui se présentent au service et assurer le suivi aux demandes reçues, notamment la prise de rendez-vous, la communication d’informations générales, l’émission de divers documents, la réservation de locaux de classe, l’admission, l’inscription, le changement de programme ou le désistement, les mesures de soutien à la réussite, le réexamen de la note finale, etc. ;
• Répondre aux appels téléphoniques et aux correspondances des étudiantes et étudiants et de la clientèle externe du Cégep ;
• Collaborer à l’ouverture, la mise à jour, l’archivage et l’intégrité des données associées aux dossiers étudiants, dans le respect des règles de gestion documentaire ;
• Réaliser des tâches relatives aux opérations :
  • Préparation et envoi de documents et de statistiques ;
  • Aide à la modification des horaires et à la préparation des relevés de notes ;
  • Participation aux travaux entourant la passation de l’épreuve uniforme de langue d’enseignement et des examens communs, relances téléphoniques, etc. ;
• Collaborer à l’accueil et à l’initiation de nouvelles personnes au travail et aux autres dossiers du service ;
• Participer à des rencontres d’équipe et soutenir vos collègues dans la réalisation de leurs tâches ;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Mais aussi…

• Avoir le souci d’un service à la clientèle de qualité ;Avoir de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe ;
• Maîtriser Outlook ainsi que les logiciels Word et Excel ;Posséder les qualités nécessaires à l’accomplissement des tâches :
  • Être méthodique et ordonné ;
  • Avoir de la rigueur ;
  • Savoir gérer efficacement le temps, les priorités ainsi que son stress ;
• Faire preuve de confidentialité, de jugement et d’autonomie ;
• Bonne maîtrise du français oral et écrit ;
• La connaissance du logiciel de gestion pédagogique Clara/Omnivox est un atout.

Tests requis

Ces exigences sont susceptibles d’être mesurées par des tests (suite Office, mises en situation, français).