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Administrateur de bureau – Outaouais Campus McGill

CISSS de l'Outaouais

C'est un Contrat job à Gatineau, QC publiée le novembre 12, 2021.

Description du poste :

Sommaire du poste:

Assurer le bon fonctionnement et le soutien administratif aux enseignements et aux apprenants du Campus Outaouais, conformément à la mission et aux valeurs de l’Université McGill. Ce rôle comprend la mise en œuvre des processus administratifs et de politiques liées au fonctionnement d’une Faculté de médecine délocalisée; dont l’application locale des politiques et des procédures ainsi que l’établissement de liaisons adéquates avec les unités centrales administratives de l’Université. Collaborer avec les administrateurs et les académiciens pour implanter la mission de l’Université en lien avec ses valeurs et sa culture; Mettre en œuvre une gestion documentaire; assurer les suivis des ententes, subventions et autres relations officielles; collaborer aux traductions; soutenir les instances dirigeantes, les comités; protéger les symboles universitaires.

Outaouais Campus McGill

Responsabilités principales:

Mettre en œuvre des procédures, des politiques et des méthodes administratives modérément complexes répondant aux exigences établies en matière de qualité ou les dépassant; assurer les liens fonctionnels avec les unités administratives d’excellence de l’Université.
Assurer fonctionnement quotidien d’un campus conformément aux buts et aux objectifs établis.
Exécuter et organiser des activités pour appuyer les opérations quotidiennes au Campus en s’assurant que les services administratifs sont exécutés conformément aux buts et objectifs établis.
Surveiller et concilier les comptes ; aider à la préparation des rapports et des états financiers.
Approuver les dépenses conformément aux lignes directrices établies.
Planifiez des réunions, des conférences, des déjeuners et des événements.
Consigner et distribuer les ordres du jour et les comptes-rendus.
Gérer les licences informatiques et la distribution du matériel.
Administrer les documents liés aux ressources humaines, y compris le traitement des formulaires, des lettres, de la paie et d’autres documents.
Maintenir l’inventaire des locaux, ameublements et équipements pour les services requis au Campus, tel que les rénovations, la sécurité, les interventions d’urgence, la sécurité, etc.
Gérer les ressources matérielles conformément aux règles de l’Université et du gouvernement.
Compiler des statistiques et des données. Mettre à jour les documents et les rapports, sous forme imprimée ou sur un site Web.
Fournir un soutien aux affaires étudiantes, aux affaires académiques, au développement professoral et à la recherche.
Établir et favoriser des relations de travail efficaces en cernant les besoins et en offrant du soutien dans la prestation des services.
Résoudre des problèmes administratifs. S’il y a lieu, informer le superviseur et formuler des recommandations.
Assister aux réunions.

Autres compétences et/ou aptitudes:

Diplôme de premier cycle dans une discipline connexe, de préférence dans le domaine de la santé ou de l’enseignement. Expérience des procédures et des structures universitaires. Capacité de travailler en respectant des échéanciers serrés. Aptitude à établir les priorités de demandes multiples et variées, évaluer les situations complexes et déterminer les priorités. Capacité d’anticiper les problèmes, en identifier la source et proposer des solutions. Aptitude à faire preuve en tout temps d’un grand professionnalisme et d’une discrétion absolue. Grand respect de la confidentialité et aptitude à traiter de l’information sensible. Maîtrise de la suite Microsoft Office. Aptitude à communiquer en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Exigences :

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 ans Expérience connexe /

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.