Adjoint(e) de direction

Travailler dans un environnement ludique et créatif où vous êtes au centre des décisions de gestion, ça vous dit? Nous voulons connaître votre histoire !

Description de l’entreprise

La Galerie du Jouet, l’une des plus grandes chaînes de magasins de jouets indépendants au Québec et réputées au Saguenay–Lac-Saint-Jean depuis nombre d’années, cherche une personne passionnée pour occuper le poste d’un(e) adjoint(e) de direction.

Le titulaire de ce poste prend en charge l’ensemble des tâches administratives confié par le directeur général afin de permettre à ce dernier de se concentrer sur la réalisation du plan stratégique de l’entreprise.

Pour ce faire, le titulaire de ce poste devra gérer de façon optimale l’agenda ainsi que toutes les correspondances externes du directeur général en fonction des priorités à court et long terme établies avec ce dernier. Le titulaire de ce poste apportera également un important support à la responsable de la comptabilité en période d’activités accrues, notamment pour le traitement de la paie et des factures fournisseurs.

5 raisons de travailler chez La galerie du jouet :

• Intégrer une équipe humaine, chaleureuse et bienveillante;
• Entreprise dynamique qui mise sur le développement des employés;
• Avoir un impact important dans une entreprise locale en constante croissance;
• Concilier travail et vie de famille;
• Rabais employé.

1. Communication
   • Filtrer, prioriser et diriger les communications, la correspondance et les requêtes en provenance des partenaires externes et adressées au directeur général.
   • Répondre aux questions et aux demandes d’information en provenance des partenaires externes.
   • Faire la recherche de partenaires externes selon les besoins de la direction.
   • Planifier, préparer et coordonner les réunions de gestions et du conseil d’administration : invitations, ordre du jour, procès-verbal, etc.
   • Assurer la gestion de la documentation physique, numérique et confidentielle.
   • Supporter le directeur général dans la préparation de différentes présentations / allocutions qu’il doit réaliser.

1. Administration
   • Planifier en collaboration avec le directeur général, l’agenda de ce dernier et s’assurer d’une gestion du temps optimale et réalisable.
   • Fournir un soutien administratif à la direction concernant l’entrée de données, rédaction de rapports, allocation de dépenses, entrée de factures, etc.
   • Effectuer des recherches afin de soutenir la direction générale dans ses projets et effectuer des comptes rendus.
   • Réaliser des rappels et des suivis auprès du directeur général afin que ce dernier soit en mesure de respecter les échéanciers à rencontrer selon les priorités établies.
   • Soutenir la direction dans la gestion du matériel informatique et des logiciels.
   • Effectuer la gestion des accès pour les employés sur les diverses plateformes utilisées.
   • Assumer la gestion du matériel promotionnel et des activités sociales.
   • Répondre aux demandes de commandites.
   • Procéder aux achats des fournitures diverses et s’assurer d’un inventaire suffisant.
   • Coordonner, lorsque requis, les déplacements d’affaires et réservations nécessaires.
2. Amélioration continue
   • Mettre en place des procédures administratives afin d’optimiser les pratiques organisationnelles.
   • S’impliquer activement avec la direction générale dans l’élaboration et la réalisation de son plan de développement professionnel.
3. Autres tâches
   • Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Vous adorez :

• Agis à titre d’agent de liaison entre le directeur général et les partenaires externes ;
• Travaillez-en d’équipe et identifiez les obstacles au rendement;
• Mettre de l’avant votre sens de l’organisation et de la planification;
• Briller par votre autonomie professionnelle et vos compétences en constante évolution.

Le candidat de nos rêves :

• Posséder au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire en soutien à un membre de la haute direction d’une entreprise;

• Est titulaire d’un diplôme d’étude collégiale en bureautique, secrétariat ou tout autre domaine pertinent.
• À de bonnes connaissances en informatique, notamment de la suite Office (Word et Excel).
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Est capable de mener simultanément plusieurs projets, tout en étant organisé et en mesure d’établir leurs priorités.
• Est en mesure d’analyser et de réviser les pratiques organisationnelles afin d’améliorer l’efficacité.

Ce que nous offrons !

• Un poste de jour, du lundi au vendredi à 37.5h.

• Un environnement de travail dynamique, familial et motivant;
• Une clientèle enjouée;
• Un salaire compétitif ;
• Des horaires flexibles et des mesures de conciliation travail-famille;
• REER;
• Climat de travail sain et positif où règne l’entraide.