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Adjointe Administrative Senior/Senior Administrative Assistant

Belcan

C'est un Temps-Plein job à Longueuil, QC publiée le mai 8, 2022.

Adjointe Administrative SeniorLocation: LongueilCode Regional: #450, #514, #438Mots Cles: #Administration #Exécutif #Assistante#Nousembauchons Belcan Canada Inc.

est à la recherche d’un(e) Administrative Exécutive pour notre client situé à Montreal.Responsabilités:En tant qu’adjointe administrative exécutive des deux directeurs principaux, vous devrez:-Gérer les préparatifs de voyage.-Préparer et suivre les notes de frais.-Maintenir et coordonner l’agenda.-Servir de point de contact principal et de liaison pour les contacts internes et externes-Fournir un rôle de  » Gardien d’accès » et de  » Passerelle » pour fournir un pont pour une communication fluide entre la direction, les subordonnés directs et les collègues.-Travailler en étroite collaboration avec la direction pour les tenir bien informés des engagements à venir et responsabilités.-Coordonner les réunions/conférences téléphoniques et préparer les documents connexes à cet effet.-Prendre note des plans d’action lors des rencontres et en assurer le suivi.-Concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations complexes.-Rédiger la correspondance et faire les traductions (si nécessaire).-Travailler en étroite collaboration avec les subalternes directs.-Planifier, exécuter, suivre des projets spéciaux.-Maintenir et organiser les fichiers et les systèmes de classement.-Assurer la transmission des plans d’actions et/ou des informations aux délégués concernés dans les absence des directeurs principaux.-Projets, suivis et archivage.-Travailler en collaboration avec d’autres adjoints administratifs, pour soutenir et partager la responsabilité d’organiser des d’activités spécifiques.De plus, vous agirez en tant que remplaçant pour d’autres administrateurs d’ingénierie :-Organiser les voyages, créer et vérifier les notes de frais.-Mettre à jour les organigrammes.-Entrez saisie des vacances sur SAP.-Conversion de PPT en nouveaux modèles.-Suivi avec l’équipe pour les commentaires (documents, couverture, etc.)-SRM (renouvellements de sous-traitants, outils)-Ouverture de CR dans PLM.-Coordination des mémos de d’ingénierie.Qualifications:-Diplôme d’études collégiales avec/ou d’expérience administrative.-Bilinguisme (français et anglais).-Excellente communication verbale et écrite.-Adaptabilité et flexibilité.-Bon sens de l’organisation et esprit d’initiative.-Très bon souci du détail.Informations Complémentaires:-Le poste peut exiger de travailler en dehors des heures normales de travail.___________________________________________________________________________Senior Administrative AssistantLocation: LongueilArea Code: #450, #514, #438Keywords: #Administrative #Executive #Assistant#Nowhiring Belcan inc.

is looking for a Senior Administrative Assistant for our client located in Montreal.Responsibilities:As the Executive Administrative Assistant to both Senior Directors you will:-Manage travel arrangements.-Prepare and follow up on expense reports.-Serve as primary point of contact and liaison for internal and external contacts.-Provide  » Gate keeper » and  » Gateway » role to provide bridge for smooth communicationbetween executives and colleagues.-Work closely with executives to keep them informed of upcoming commitments andResponsibilities.-Prepare meeting agendas, coordinate meetings/conference calls and take note of action plans.-Design and produce documents, reports, and presentations.-Redact correspondence and translations (if required).-Plan, execute and monitor special projects-Maintain and organize filing systems.-Ensure the transmission of action plans and/or information to the appropriate delegates in theabsence of Senior Directors.-Work in collaboration with other Administrative Assistants, to support and share the responsibility of organizing specific activities.In addition, you will support Engineering Admins:-Organize travel, create and review expense reports.-Update organizational charts and engineering coordination memos.-Enter time off/vacation time in SAP.-Converting PPT to new templates.-SRMs (contractor renewals, tools).-Opening CR’s in PLM.Qualifications:-College degree and/or administrative experience.

Bilingual (French and English).-Excellent verbal and written communication skills.-Adaptability and flexibility.-Excellent organizational skills.-Very good attention to detail.Additional Information:-The position may require working outside of standard working hours.Belcan is a global supplier of engineering, technical recruiting, and IT services to customers in the aerospace, industrial, and government sectors.

Belcan engineers » better outcomes throughadaptive and integrated services-from jet engines, airframe, and avionics to heavy vehicles, chemical processing, and cybersecurity.

Belcan takes a partnering approach to provide customer-driven solutions that are flexible, scalable, and cost-effective.

Our unique capabilities have led to continuous growth and success for nearly 60 years.

We are a team-driven Equal Opportunity Employer committed to workforce diversity.