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Adjointe administrative aux instances

Syndicat de professionnelles et professionnels du gouvernement du Québec - SPGQ

C'est un Contrat job à Quebec, QC publiée le mai 31, 2021.

La personne adjointe aux instances soutient administrativement la personne secrétaire du SPGQ dans l’organisation des différentes instances, dans les dossiers d’accréditation et de formation des membres admissibles ainsi que pour tout autre dossier ou tâche relevant du service. Par ailleurs, cette personne peut avoir à se déplacer à Montréal ou en région à l’occasion.

Tâches à effectuer

Instances :

  • Soutenir le Secrétaire lors de l’organisation des différentes instances du SPGQ (conseil syndical, conseil d’unité d’accréditation FP, assemblée des déléguées et délégués syndicaux, congres, élections, etc.) :
    • Réserver les salles pour les instances et assurer un suivi ;
    • Collaborer à la préparation de la convocation et de l’ordre du jour ;
    • Envoyer les convocations des instances ;
    • Faire le suivi nécessaire quant aux présences et à la documentation déposée ;
  • Participer et assister à l’organisation des différentes réunions de comités (comité d’appel du Règlement no.3, comité des statuts et règlements, etc.)
  • Assurer le suivi des dossiers reçus et les transférer aux personnes désignées, à la demande du Secrétaire., pour suivi approprié, effectuer des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés ;
  • S’occuper de la boîte de courriel du service (general@spgq.qc.ca) et assurer une répartition de la communication entrante aux personnes ressources responsables tout en réglant la correspondance qui relève de sa fonction propre ;
  • Répondre au téléphone, déterminer la nature des affaires à traiter, établir les priorités et fournir l’aide appropriée ;
  • Organiser les déplacements du Secrétaire ainsi que certaines de ses rencontres, en respectant les politiques et règles en vigueur ;
  • Assister le Secrétaire dans la gestion des demandes d’accès à l’information et autres dossiers politiques courants, etc. ;
  • Peut être appelée à agir comme secrétaire d’assemblée lors des instances syndicales, telles que les conseils syndicaux, pour assister le président d’assemblée (gestion des droits de parole, préparation des propositions, prise de notes, procès-verbaux) et/ou lors des rencontres du comité exécutif.

Accréditation :

  • Assurer le soutien administratif lors des demandes ou modifications en accréditation ;
  • Faire un suivi des demandes et s’assurer de l’envoi et réception des documents officiels, tels les formulaires d’adhésion, des résolutions et tout autre document des requêtes ou dissolutions ;
  • Assurer le soutien administratif du comité de formation, dont la rédaction des procès-verbaux des rencontres ;
  • Assurer la correspondance entre le SPGQ et tout agent ou organisation externe.

Formation :

  • Assurer le soutien administratif du comité de formation (envoi de courriels de rappels de participation, confirmation/annulation d’inscriptions, rédaction du procès-verbal, etc.) ;
  • S’assurer de la conformité des conditions de participation et de libérations des personnes assistant aux formations du SPGQ ;
  • Pourvoir à la logistique lors des formations (présentiel/virtuel, repas, salle, documentation) ;

Assister le conseiller à la formation dans le développement d’outils pour les formations

Documentation :

  • Procéder à la mise en œuvre et maintenir le système de classement et de l’archivage des dossiers du SPGQ sous la responsabilité du service du Secrétaire.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Conditions de travail

Localité de travail : Québec ou Montréal

Horaire de travail : 35 heures semaine

Vacances : 4 semaines après une année de service

Exigences :

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou l’équivalent
  • Expérience préalable dans l’emploi 3 à 5 ans d’expérience pertinente à titre d’adjointe administrative

 Connaissances :

  • Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française
  • Maîtrise des logiciels de la Suite Office
  • Connaissance de la fonction publique et parapublique (atout)
  • Bonne connaissance du milieu syndical
  • Connaissance des procédures d’assemblée générale (Code Morin) (atout)

Compétences requises :

  • Diplomatie, rigueur, initiative et jugement
  • Discrétion
  • Capacité à travailler sous pression
  • Bonne capacité à interagir avec les gestionnaires et Élus
  • Excellent sens de l’organisation
  • Disponibilité et entregent

 Attitudes requises :

  • Autonomie professionnelle
  • Sens de l’initiative
  • Discrétion et écoute
  • Collaboration

Offre

Salaire: 29.53-37.78