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   Emploi Adjoint Administratif   

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Adjointe administrative

Thomson Tremblay

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le décembre 2, 2019.

Job Description Soutien à la directrice des services professionnels
· Assister la directrice dans les tâches administratives ;
· Assurer et coordonner le suivi pour les décisions et requêtes de la directrice et en fait la relance ;
· Collaborer à la réalisation des objectifs de la direction ;
· Rédiger ou transcrire au traitement de texte les lettres, présentations Powerpoint, recommandations, convocations, notes de service, requêtes ou tout autre document demandé ;
· Voir au respect des échéances de remise de travaux, avise le directeur des dates importantes, fait les rappels et les remises lorsque les documents sont validés ;
· S’assurer des suivis requis auprès de sa direction et collègues à l’intérieur de son champ d’expertise ;
· En l’absence de la directrice, tout en tenant compte de son niveau de responsabilité et de son champ de connaissance, prendre certaines décisions administratives et gérer les suivis de dossiers ;
· Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents ;
· Effectuer les photocopies et leur distribution ; préparer les textes à acheminer ;
· Assurer le classement des documents administratifs de la directrice ;
· Appliquer les règles relatives à la confidentialité et s’assurer du respect des délais de conservation des documents par l’ensemble de ses services, procéder à l’épuration et à l’archivage des documents administratifs de sa direction ;
· Réviser annuellement la codification des documents du plan de classement de sa direction et assurer sa mise à jour ;
· Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de la directrice.Coordination des rencontres et comités
· Participer à l’organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
· Assister aux réunions, dresser les procès-verbaux et en assure le suivi, s’il y a lieu.Soutien à l’équipe administrative locale
· Faire les commandes de fournitures de bureau pour la direction adjointe ;
· Faire les demandes auprès des installations matérielles et en assurer le suivi.Fonction conseil
· Connaissance du réseau de la santé et de la Direction des services professionnels, un atout
· Peut participer à l’accueil et à la formation de nouveau personnel ou de stagiaires au sein de la directionAutres fonctions
· Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers ;
· Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de la directrice.Exigences du poste
· Diplôme d’études collégiales – technique en bureautique et 2 années d’expérience pertinente comme « adjointe à la direction » ;
· Réussir les tests d’aptitude reliés au poste.Profil de compétences
· Rigueur, organisation, précision et professionnalisme ;
· Capacité de travailler en équipe et capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
· Sens de l’organisation et gestion des priorités ;
· Excellentes habiletés de communication ;
· Fait preuve d’autonomie dans l’exercice de ses fonctions ;
· Habileté d’analyse et de synthèse ;
· Capacité de s’adapter aux changements ;
· Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress ;
· Démontre un grand sens de l’organisation ;
· Démontre un grand sens des responsabilités et un bon jugement ;Souci de la qualité.