Adjointe administrative

Principales responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux personnes concernées;
• Faire la gestion du courrier interne et externe et de la boîte de courriel;

• Compléter les formulaires de soumission et en assurer le dépôt;
• Faire les dénonciations de contrats et les ouvertures de dossiers après l’obtention du contrat;
• Effectuer la gestion administrative des contrats;
• Préparer les dossiers pour la facturation et en assurer le suivi;
• Préparer les quittances partielles et finales à la demande des clients et obtenir les demandes d’attestations de conformité auprès de la CCQ et de la CNESST;
• Procéder à l’entrée des temps de travail dans le logiciel prévu à cet effet;
• Procéder à l’embauche administrative des nouveaux travailleurs et assurer la gestion de leur carte de compétence;
• Procéder aux commandes d’articles pour le bureau;

Exigences :

• DEP en secrétariat ou expérience pertinente ;
• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste similaire ;
• Grand souci de la confidentialité ;
• Motivé, discret et très organisé ;
• Proactif, autonome et sociable ;
• Savoir gérer plusieurs tâches en parallèle ;
• Parfaite connaissance du français
• La maîtrise des logiciels Outlook, Word, Excel;
• Connaissance du milieu de la construction, un atout;
• Maîtrise de la langue anglaise, un atout;