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Adjoint.e à la Direction des ressources humaines

Collège Jean-de-Brébeuf

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le avril 22, 2021.

Relevant de la directrice des ressources humaines, la personne occupant l’emploi d’adjoint.e aux ressources humaines accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Notamment, elle compose et corrige des textes, notes de service, des lettres et des documents long. Elle analyse et résume par écrit des documents. Elle rédige les comptes rendus et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis.

Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle tient à jour les échéanciers. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance sensible et confidentielle. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.

Elle s’assure du bon déroulement des différentes activités du Service (reconnaissance, dotation, formation et perfectionnement, etc.) en y réalisant l’ensemble des travaux administratifs.

Elle traite les données financières : préparation des demandes de chèques, de comptes de dépenses et peut être appelé à collaborer au budget et à la masse salariale.

Elle tient à jour certains dossiers des personnes qu’elle assiste, elle voit à leur agenda et aux échéanciers des activités du Service (notamment pour les entrevues, les évaluations de scolarité, les rencontres pour les congés, retraites, les dossiers en lien avec les relations de travail et ouvertures de dossiers). Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle s’occupe de la logistique des réunions de certaines activités du Service et prépare les dossiers nécessaires. Notamment, elle fournit une assistance reliée aux activités de SST et de dotation en utilisant le logiciel de gestion électronique des candidatures et assure le lien auprès des divers intervenants.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

  • Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études collégiales (DEC), notamment en Techniques de bureautique ou en gestion des ressources humaines, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
  • Expérience pertinente d'au moins cinq (5) années.

Autres conditions exigées :

  • Niveau avancé de la langue française orale et écrite;
  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Microsoft Office :

  • Word niveau avancé;

  • Excel niveau intermédiaire;
  • Powerpoint niveau de base.
  • Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.

Qualifications souhaitées

  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Outlook (agenda et courrier électronique);

  • Coba;
  • Logiciel de gestion électronique des candidatures.
  • Rigueur;
  • Discrétion et confidentialité de mise;
  • Orientation service à la clientèle;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur;
  • Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités;
  • Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.