Adjoint exécutif aux instances politiques

SOMMAIRE

Le titulaire est responsable de l’ensemble des activités entourant la planification et le suivi des documents légaux et autres documents afférents provenant des instances politiques de l’UDA, de la CSA et d’Artisti.

Principales tâches :

• Planifier et participer aux réunions des instances et assister, au besoin, la direction ;
• Préparer l’ordre du jour des réunions des différentes instances politiques ainsi que prendre les dispositions nécessaires liées à la logistique de ces réunions ;
• Analyser les propos tenus lors des séances des différentes instances politiques (conseils, comités et assemblées) et rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus afférents aux audiences ainsi que les avis rendus par lesdites instances ;
• Agir à titre d’agent de liaison entre les membres des instances politiques et les ressources internes (directions de service), notamment en lien avec les différentes réunions ;
• Gérer notamment, l’archivage et l’acheminement des documents et rédiger certaines correspondances, notes, mémos selon les directives ;
• Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront présentés aux cadres supérieurs, comités et conseils ;
• Assurer la présentation et la vérification finale de documents, tels que les rapports et les procès-verbaux, à l’aide de différents logiciels de traitements de texte, de mise en page, et de chiffriers, selon les directives ;
• Coordonner la transmission des décisions prises aux instances ;
• Si requis, informer les personnes qui participent à des réunions des instances politiques des règles de procédures établies ;
• Collaborer à l’élaboration de politiques et procédures administratives pour les différentes instances, notamment les règlements généraux, ce qui peut nécessiter recherche et analyse de documents archivés, courants ou proposés ;
• Effectuer la codification et l’archivage électronique des documents liés aux différentes instances politiques.

• Certificat ou baccalauréat en communications, en lettres, en journalisme ou en sciences politiques ou autres domaines connexes ;
• Un minimum de trois (3) années d’expérience dans un travail similaire (3 à 5 ans) ;
• Intérêt marqué pour l’actualité et compréhension des enjeux politiques globaux ;
• Connaissance du milieu artistique ou de la culture québécoise, un atout certain ;
• Connaissance des notions légales propres au domaine culturel ;
• Maîtriser les mécanismes de gouvernance des instances ainsi que des procédures d’assemblée ;
• Habileté de synthèse des discussions pendant les réunions des instances ;
• Maîtriser parfaitement les règles d’orthographe et de grammaire française ;
• Excellente connaissance des principes de rédaction (typographie) ;
• Avoir un sens d’analyse et de débrouillardise élevé ;
• Maîtrise de l’environnement Windows et de la suite Office ;
• Être disponible pour travailler avec un horaire flexible, selon les réunions des instances, ce qui implique une disponibilité le soir ou la fin de semaine.

 Si vous êtes intéréssé/e, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi que votre lettre de présentation avant le 22 février 2021.