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Adjoint Administratif – Finances Et Trésorerie (comptabilité Et Contrôles)

Autorité régionale de transport métropolitain - ARTM

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le janvier 8, 2021.

QUI SOMMES-NOUS ?

Nous sommes l’Autorité régionale de transport métropolitain (ARTM), une organisation issue de la nouvelle gouvernance des transports collectifs de la grande région de Montréal.

NOTRE MISSION ?

Dans une perspective de développement durable et de cohésion régionale, l’Autorité planifie, organise, finance et fait la promotion du transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal afin d’offrir une expérience de mobilité simple, intégrée, fluide et efficace.

L’ARTM, c’est la mise en commun des compétences de professionnels engagés envers la mission de l’organisation. Nous relevons en équipe, dans un climat de respect et de collaboration, les défis inhérents au développement d’une vision unifiée du transport collectif au service de la population.

VOUS SOUHAITEZ PRENDRE PART À CE DÉFI ?

Voici la description de la personne que nous cherchons. Est-ce VOUS ?

Relevant de la chef Contrôles et administration et du directeur-adjoint Comptabilité/Contrôleur corporatif, la principale responsabilité de l’adjoint administratif est de se positionner en tant que facilitateur et de soutenir les membres de l’équipe Finances et trésorerie dans leurs différents dossiers. Le titulaire du poste collabore au quotidien avec ses gestionnaires et l’adjoint administratif de la Directrice exécutive Finances et trésorerie, afin de maintenir une bonne cohésion au sein de l’équipe.

L’adjoint administratif occupe des fonctions hybrides entre des tâches administratives et financières afin de pouvoir supporter l’équipe au maximum. En étroite collaboration avec l’adjointe de la Directrice exécutive, il participe à la gestion des agendas des gestionnaires et au suivi des dossiers de l’équipe, il s’assure que les besoins administratifs de l’équipe sont comblés. La confiance et la complicité doivent être au cœur de la relation entre l’adjoint administratif, ses gestionnaires ainsi que les membres de l’équipe.

À QUOI RESSEMBLENT VOS JOURNÉES DE TRAVAIL ?

Chaque journée a sa couleur, mais voici un sommaire des principales actions que vous devrez réaliser dans l’exercice de vos fonctions :

  • Agir en tant que personne-ressource et fournir un soutien actif à la directrice exécutive et aux membres de la direction ;
  • Créer des documents de suivi tels que des échéanciers de livrables, des tableaux de suivi de dossiers en fonction des besoins du service et assurer leur mise à jour en continu ;
  • Rédiger ou assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres, sommaires décisionnels, règlements/politiques, documents corporatifs, présentations ou tout autre document confié par les membres de l’équipe ;
  • Participer à la préparation des dossiers pour le conseil d’administration et ses comités et agir en tant que personne-ressource au sein de la direction dans le processus de transmission des documents avec les différents services ;
  • Effectuer des validations financières en support aux membres de l’équipe de la direction ;
  • Planifier et organiser l’agenda de la directrice exécutive et du chef Financement et relations municipales ;
  • Répondre, acheminer et faire le suivi des appels téléphoniques, des courriels, du courrier et des messages ;
  • Organiser et préparer les réunions tout en assurant la coordination des invitations avec les partenaires internes et externes ;
  • Effectuer des tâches administratives courantes pour la direction, telles que : faire les comptes de dépense de la directrice exécutive, faire la reproduction de documents, réceptionner le courrier de la direction, réaliser le dépôt des chèques bancaires auprès de l’institution financière de l’organisation, commander des fournitures de bureau, coordonner les activités spéciales (repas d’équipe, événement spécial, etc.) ;
  • Effectuer certaines tâches dans SAP telles que la réception des factures, la création de demandes d’achat, de fournisseurs ou autres tâches ;
  • Maintenir à jour le système de classement des dossiers stratégiques de la direction en s’arrimant au système corporatif ;
  • Réaliser des tâches connexes selon les besoins de l’équipe et de l’organisation ;
  • Supporter les adjoints administratifs des autres directions en cas de besoin.

CE PROFIL EST LE VÔTRE ?

Expérience :

  • Entre 3 et 5 années d’expérience pertinente ;
  • L’expérience au sein d’une organisation du secteur public constitue un atout.

Compétences et aptitudes :

  • Démontrer une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;
  • Habileté à communiquer avec la haute direction, avec des élus et leur organisation ;
  • Faire preuve de discernement quant à la nature confidentielle de certaines tâches ;
  • Entretenir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de diplomatie dans ses communications ;
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative ;
  • Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe ;
  • Démontrer de la rigueur ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français ;
  • Démontrer une aisance marquée dans la validation de données financières ;
  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, plus précisément, Word, Outlook, Excel et PowerPoint ;
  • Détenir une connaissance de SAP constitue un atout.

Scolarité :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe ;
  • Formation en comptabilité constitue un atout.

 

CE QUI VOUS ATTEND

  • Emploi régulier à temps plein, 37,5 heures par semaine ;
  • Gamme complète d’avantages sociaux ;
  • De beaux défis liés au transport collectif;
  • Être partie prenante de la mise en place d’une nouvelle organisation;
  • Et plus encore !

BON À SAVOIR

  • Seules les personnes dont les candidatures ont été retenues seront contactées.
  • Dans un souci d’inclusion et d’ouverture à la diversité, l’ARTM souscrit aux principes de l’accès à l’égalité en emploi et encourage toute personne engagée, motivée et intéressée à prendre part à notre mission à manifester son intérêt. Nous désirons bâtir des équipes solides, constituées de gens compétents et passionnés, et ce, sans égard au genre, à la nationalité, l’origine ou la condition physique.

L’ARTM s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant où la créativité collective est continuellement mise à profit !

Venez faire une différence avec nous !

Au plaisir de vous rencontrer!