Ce site récupère une partie de ses emplois auprès de: Emploi Saint-Jérôme | Emploi Assurances | Travail de la Maison

Le seul siteweb spécialisé dans le domaine au Québec

Pour poster une offre, connexion ou créer un compte |  Publier une offre

   Emploi Adjoint Administratif   

Tu veux commencer ta carrière dans un bureau? T'es au bon siteweb!

Slide 1
Slide 2
Slide 3
previous arrow
next arrow

New

Adjoint administratif/adjointe administrative

ADN emploi

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 23, 2021.

CV ET LETTRE DE MOTIVATION EXIGÉS.

FIN DES CANDIDATURES : 18 NOVEMBRE 15 H 1.

Sommaire spécifique du poste Salarié.e qui effectue un ensemble d’activités administratives afin de soutenir techniquement toute l’équipe de permanence, la direction et les administrateurs.

Il doit notamment accueillir les demandes des bénévoles ou candidats et des bénéficiaires, orienter les demandes et besoins aux salariés concernés et à la direction.

Il effectue l’ensemble des travaux de secrétariat, aide selon les besoins dans les quatre champs d’action : promotion et développement de l’action bénévole, soutien aux bénévoles, soutien aux organismes et services aux individus.

Il est sous la responsabilité de la direction générale.

2.

Description des tâches spécifiques détaillée 2.1 Tâches
• Accueille les gens qui se présentent au service de la réception avec respect et écoute et les fait asseoir en cas d’attente de rencontrer un employé ou reçoit les appels et les redirige à l’interne.

• Soutenir les administrateurs, les bénévoles, les employés et la direction générale lors des réunions avec différents moyens technologiques variables à programmer (conférence téléphonique ou numérique), au besoin;
• Soutient techniquement ses collègues sur demande au niveau de l’informatique, du système de téléphone;
• Faire la mise à jour du contenu du site Web et diffuser sur les réseaux sociaux tout contenu demandé par la direction générale (en l’absence d’un responsable aux communications-marketing).

• Au téléphone ou en personne: a) Identifie le besoin des bénévoles ou des bénéficiaires avec écoute, empathie et bienveillance et en fait les suivis internes requis.

b) Assure la confidentialité de renseignements personnels et verrouille ses classeurs après chaque quart de travail.

c) Réfère les bénéficiaires ou les membres bénévoles aux ressources pouvant répondre à leurs besoins.

a) Secrétariat
• Prépare et rédige les documents nécessaires pour le conseil d’administration (ordre du jour, convocation mensuelle, procès-verbaux, documents ou rapports annexés) selon les délais prescrits et envoie le tout par courriel aux membres sur demande de la direction générale.

• Participer à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions d’équipe et dresser le compte rendu;
• Tenir et mettre à jour les listes et dossiers des bénéficiaires selon les procédures en vigueur, que ce soit sur support informatique ou papier.

• Reçoit, trie le courrier et étiquette la date de réception des factures et les mets dans le pigeonnier de la direction générale pour vérification et autorisation.

• Faire le montage du rapport annuel d’activités et l’expédier aux différents organismes du milieu, établissements et partenaires;
• Prépare et délègue (si possible à des bénévoles), les envois postaux de cartes d’anniversaire (bénévoles et bénéficiaires) une fois par semaine;
• Expédie quotidiennement les envois postaux, les reçoit et les distribue à qui de droit et fait approuver les achats de timbres, batteries de souris d’ordinateur, horloges, etc.;
• Collabore et participe sur demande aux:  Promotions de l’action bénévole et des services du CAB;  Comités de travail où sa présence est requise et pertinente;
• Rédige, élabore et supervise la production du journal interne l’Info-CAB et s’assure de sa distribution auprès des bénévoles et bénéficiaires inscrits.

Au besoin, sonde et évalue l’intérêt des lecteurs;
• Accueille, forme, encadre et supervise les bénévoles du service de l’accueil-réception;
• Procède aux tâches habituelles de secrétariat:  Mettre du papier dans la photocopieuse, photocopies et télécopies, mise à jour (back up) des données des ordinateurs  Réservation des salles, l’affichage sur les tableaux et prépare la cafetière  Vérifie les besoins de matériels de bureau et procède aux commandes sur approbation de la direction générale.

• Supervise des stagiaires en secrétariat sans brimer la présence de bénévoles;
• Fait rapport de ses résultats à la demande de la direction générale
• Promeut l’action bénévole.

• Autres tâches connexes.

b) Service de transport bénévole
• Effectue l’ouverture des dossiers de bénéficiaires et leur envoie une lettre avec la procédure de fonctionnement du service;
• Prend les demandes de transport avec l’aide de bénévole, minutieusement (département, durée prévue, etc.) et les enregistre sur le formulaire requis;
• Effectue le jumelage du bénéficiaire avec un bénévole pour chaque demande de transport selon leurs disponibilités avec respect de leur horaire établi et leur communique les informations nécessaires;
• Peut déléguer la confirmation du jumelage à une bénévole et le registre des transports en version papier et informatique;
• Produit et imprime les documents nécessaires pour les bénévoles;
• Remets le coupon de réclamation de frais de transport à l’agent administratif aux fins de facturation mensuelles et de remboursement aux bénévoles;
• Travaille en collaboration avec la coordonnatrice des services bénévoles.

3.

Exigences de base Connaissances
• Posséder un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou deux (2) années d’expérience pertinente dans le réseau communautaire dans un emploi similaire;
• Maîtriser les technologies de l’information (Suite Office, courrier électronique, internet, réseaux sociaux, etc.);
• Maîtriser le français écrit et parlé;
• Atout: pouvoir communiquer oralement en anglais et connaître les plateformes numériques.

Profil recherché
• Empathie et écoute sans jugement pour tous les bénéficiaires;
• Organisée et efficace pour gérer les demandes et les informations variables;
• Minutie et souci du travail bien fait;
• Bonne gestion du stress et des priorités;
• Patience;
• Flexible.

Le poste est à 35 heures par semaine de jour.

Salaire et avantages sociaux selon la convention collective.

• Posséder un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou deux (2) années d’expérience pertinente dans le réseau communautaire dans un emploi similaire;
• Maîtriser les technologies de l’information (Suite Office, courrier électronique, internet, réseaux sociaux, etc.);
• Maîtriser le français écrit et parlé;
• Atout : pouvoir communiquer oralement en anglais et connaître les plateformes numériques.

Profil recherché
• Empathie et écoute sans jugement pour tous les bénéficiaires;
• Organisée et efficace pour gérer les demandes et les informations variables;
• Minutie et souci du travail bien fait;
• Bonne gestion du stress et des priorités;
• Patience;
• Flexibilité.