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Adjoint, adjointe aux activités professorales

HEC Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le juin 7, 2021.

Adjoint, adjointe aux activités professorales
Département de sciences comptables
Poste Régulier, temps plein

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Département de sciences comptables comprend des professeurs et chercheurs spécialisés en sciences comptables et dans les normes internationales : comptabilité financière, comptabilité de gestion (ou management), fiscalité et droit fiscal, vérification, audit et contrôle, éthique et gouvernance, etc.

Rôle et responsabilités

L’adjoint ou l’adjointe aux activités professorales est responsable du secrétariat auprès d’une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

  • Voit à l’organisation matérielle des cours :
    • Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;
    • Compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne;
    • Transcrit les horaires de cours, prépare les horaires détaillés, établit l’horaire des travaux pratiques;
    • Confirme les cours et les horaires avec les chargés de cours, et leur communique l’information;
    • Commande divers documents pédagogiques;
    • Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
    • Assure le suivi des examens;
    • Assure le suivi pour la correction et les demandes de matériel pédagogique;
    • Assure le suivi des travaux dirigés et des stages, compile et transmets les informations aux différents responsables.
  • Voit à l’organisation d’évènements, tels que Journée Carrière, Colloque en fiscalité, Congrès de l’APFF :
    • Effectue les réservations, de restaurant, de salles, de cubicules, etc.;
    • Complète les formulaires de soumission;
    • Recueille les inscriptions des employeurs et des étudiants;
    • Envoi les invitations aux employeurs et aux étudiants;
    • Commande les affiches;
    • Prépare les cocardes et procèdes à l’affichage;
    • Produit le programme détaillé et l’ordre du jour;
    • Procède au remboursement des dépenses.
  • Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
  • Informe les professeurs, maîtres d’enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d’examens et assure l’organisation matérielle des cours.
  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
  • Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.

  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal:
    • demandes d’autorisation d’engagement,
    • demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel
    • demandes de bourse
    • en l’absence de l’adjointe à la direction peut, à l’occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation
    • tout autre formulaire interne à HEC Montréal.


Au besoin

  • Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
  • Lors de l’absence de l’adjointe à la direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.
  • Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres.
  • Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
  • Effectue la mise à jour de pages Web.
  • Soutien techniquement les professeurs dans l’utilisation de certains logiciels.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
  • Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
  • Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles
  • Discrétion
  • Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
  • Capacité de travailler en équipe
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
  • Autonomie et initiative


AVANTAGES

  • Échelle salariale de 41 371 $ à 57 883 $, selon les années d’expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

SOUMETTRE UNE CANDIDATURE

  • Directement sur notre site web en cliquant sur le lien : https://emplois-admin.hec.ca/job.php?id=1302
  • Date limite pour postuler : le 22 juin 2021 à minuit


HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à HEC Montréal. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront évaluées

Offre

Salaire: 41371.00-57883.00