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Adjoint, adjointe à la direction

HEC Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le août 3, 2022.

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Département de sciences comptables est constitué du corps professoral, du personnel d’enseignement et des adjointes à l’enseignement (au total environ 60 personnes). L’enseignement et la recherche des membres du département portent sur la comptabilité financière, la comptabilité de gestion, l’audit et la fiscalité.

Rôle et responsabilités

L’adjoint ou l’adjointe à la direction supporte la direction du département. Cette personne contribue à l’efficacité administrative de son département et assume la responsabilité d’un ensemble de tâches liées à la gestion administrative et à la coordination des dossiers ainsi qu’à la gestion financière et matérielle de son secteur de travail. De plus, cette personne organise et coordonne le travail du personnel de bureau de son secteur de manière à rencontrer les besoins et les échéanciers prévus. En collaboration avec les adjointes aux activités professorales, elle offre un support au corps professoral et au personnel d’enseignement.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Soutien à la gestion administrative du département

  • Assume le leadership auprès des adjointes aux activités professorales du département.
  • Organise, attribue et coordonne le travail du personnel de bureau de manière à rencontrer les besoins et les échéanciers prévus.
  • Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son département.
    • De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés.
    • Sur demande, tient à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixe ses rendez-vous et les lui rappelle.
  • Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou des activités de son supérieur immédiat.
    • Convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires.
    • Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; assure le suivi administratif des décisions relevant de sa compétence.
  • Prépare les documents administratifs et les informations pertinentes pour établir les prévisions budgétaires de son secteur de travail, en effectue le suivi régulier, et renseigne son supérieur immédiat sur les montants disponibles.
    • Assure le lien avec le Service du budget pour toute question budgétaire: transfert, correction, imputation, augmentation budgétaire, sommes engagées, etc.
  • Tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs.
  • Participe au traitement et au suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
    • Demandes d’autorisation d’engagement (à chaque trimestre),
    • Demandes de paiement pour personnel contractuel,
    • Demande de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation,
    • Demande d’achat,
    • Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
  • Prépare, tient à jour et fait le suivi des dossiers des professeurs et maîtres d’enseignement (engagement, promotion, congés) :
    • Pour les dossiers de recrutement, voit à l’organisation logistique et au remboursement des dépenses engendrées par les candidats.
    • Pour les dossiers de promotion, veille au respect des règles, des échéanciers et des standards établis et s’assure de l’anonymat des évaluateurs dans le montage final des dossiers.
    • Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information, la préparation matérielle et logistique, etc.
  • Effectue les démarches administratives relatives à l’arrivée ou au départ de personnel: attribution des espaces de travail, des équipements et des accès téléphonique et informatique, aménagement des locaux, signalisation, etc.
    • Transmet les renseignements requis pour la mise à jour des listes téléphoniques, du répertoire des employés, de l’inventaire des locaux, etc.
  • Reçoit les visiteurs, filtre et achemine les appels de son supérieur immédiat et fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence.
    • Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages.
    • Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
  • Informe les nouveaux directeurs sur les procédures administratives en matière de budget, procédures, les échéanciers ainsi que sur certaines tâches à réaliser.
  • Effectue la mise à jour de pages Web du département.
  • Organisation logistique des séminaires du département (remboursement des dépenses, réservation chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.)

Soutien aux activités d’enseignement

  • Vérifie et valide les horaires de cours en collaboration avec le Registrariat. Prépare les affectations des professeurs, maîtres d’enseignement et des chargés de cours : offre de cours par session, plage horaire, nombre de groupes, personnel enseignant et coordonnateur rattaché à chaque groupe, etc.
  • Au besoin, voit à l’organisation de certains cours.
    • Prépare les plans de cours et les horaires;
    • Assure la mise à jour de Zone cours;
    • Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, mise-en-page).
  • Collabore à la réalisation de certaines tâches lors de période de pointe.

Bureautique de son secteur

  • Prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux et les rapports à partir des demandes de son supérieur, de brouillons ou de fichiers et corrige les textes ainsi produits.
    • Au besoin, prépare ou collabore à la préparation de diapositives pour des présentations.
    • Définit des formats type de documents, en respectant les standards de HEC Montréal.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
  • Minimum de huit années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Aptitude pour la coordination de personnel et le travail d’équipe
  • Tact et diplomatie
  • Discrétion
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
  • Autonomie, sens de l’organisation et de la planification
  • Intérêt pour l’utilisation et l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Maîtrise des environnements informatiques propres à HEC Montréal tel que HEC en ligne, Finance en ligne, Zone Cours (atout)
  • Connaissance du portail SharePoint (site Web collaboratif) (atout)

Avantages

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire estival: 10 vendredis d’été
  • Aménagement de temps de travail: mode hybride
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées