Adjoint à la direction

Adjoint et adjointe à la direction

Rôle : À titre d’adjoint(e) à la direction, vous aurez comme rôle de supporter le Directeur général des ateliers mécaniques pour le volet administratif de son poste.

Tâches et responsabilités :

• Gestion du calendrier et des courriels;
• Préparer les communications aux équipes (procédures, rappels, etc. );
• Assister ou remplacer le directeur lors des réunions;
• Faire la création d’outils de travail (tableaux Excel, Word, PPT);
• Faire le suivie de certain dossier ( ex : demande de soumission )
• Assurer un suivi sur les comptes de cartes de crédit et préparer les approbations;
• Supporter et coordonner les besoins concernant les hébergements des travailleurs;
• Effectuer un maintien à jour des dossiers des plaques et assurances des véhicules d’entreprise;
• Faire la rédaction des contrats;
• Effectuer la gestion des documents (envoie, classement, archivage);
• Maintenir les organigrammes à jour;
• Assurer un suivi des échéanciers de contrats et de leur renouvellement;
• Tout autre tâche connexe.

Conditions de travail:

• Poste permanent temps plein (40heures par semaine du lundi au vendredi);
• Télétravail hybride (2 jours semaine);
• Programme d’horaire flexible (début entre 7h et 9h et départ entre 16h et 18h);
• Salaire : à discuter ;
• Outils et équipements de travail entièrement fournis;
• Gamme complète d’assurances collectives, adhésion après trois (3) mois de service continu;
• Véhicule d’entreprise fourni lors des déplacements requis ou KM rémunéré au taux en vigueur lors des déplacements avec son véhicule personnel;
• Comité social (plusieurs évènements au courant de l’année);
• 10 jours fériés, 1 journée de congé personnelle, 2 journées maladies par année;
• Programme de REER à participation employeur disponible dès l’embauche;
• Formation et coaching interne.

Exigences du poste :

• Détenir un diplôme d’études professionnel en secrétariat ou autre domaine connexe et/ou posséder un minimum de un (1) an d’expérience dans un poste similaire;
• Bonne capacité à gérer ses priorités;
• Être autonome et avoir le sens de l’initiative;
• Méthodique et structuré pour effectuer divers suivis;
• Sens de l’organisation, minutie, et souci des détails;
• Détenir un permis de conduire valide;
• Bonne connaissance de la Suite Office (intermédiaire);
• Détenir de bonnes habiletés relationnelles et aimer le travail d’équipe.

Atouts

• Bilinguisme (français/anglais);
• expérience dans le domaine mécanique ou de la construction.