Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Agent administratif -Bibliothèque 2017-110

Ville de Saint-Eustache

C'est une position du type Temps-Plein à Saint-Eustache, QC publiée le juillet 20, 2017.

La date limite des dépots de candidatures est le 26 juillet 2017

Poste temporaire – remplacement d’un congé de maternité d’un an

AGENT ADMINISTRATIF BIBLIOTHÈQUE 2017-110

DESCRIPTION SOMMAIRE:
Sous l’autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste effectue diverses tâches administratives reliées à la gestion et au bon déroulement des activités du Service de la bibliothèque.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS:

1. Planifier, préparer et rédiger la correspondance, les rapports, les procès-verbaux et les documents pour les différents dossiers du service. Effectuer la compilation de diverses données, tenir à jour les listes, tableaux, rapports, et statistiques; faire les recherches et les calculs qui s’imposent tout en vérifiant certains codes budgétaires;
2. Recevoir le courrier du service, en effectuer la distribution aux personnes concernées selon les directives reçues et assurer la réception et la coordination des divers fournisseurs, des invités et des conférenciers qui se présentent au Service;
3. Répondre aux appels téléphoniques et courriels, transmettre les informations pertinentes et référer les appels aux personnes concernées;
4. Tenir au besoin la mise à jour de l’agenda de son supérieur tel que de fixer des rendez-vous, de les confirmer et autres,
5. Assurer le classement des divers documents, veiller à la circulation des documents de son supérieur et à celui de son service ainsi que de collaborer à la gestion et à la mise à jour des archives;
6. Veiller au balancement de la petite caisse, percevoir les encaissements, effectuer les rapports journaliers, préparer les bordereaux de dépôt de la centrale et des succursales et les acheminer au Service des finances;
7. Collaborer étroitement avec le Service des finances afin de s’assurer à ce que les divers outils utilisés pour effectuer les suivis budgétaires du Service soient à jour et au besoin, développer de nouveaux outils et proposer à son supérieur de nouvelles méthodes dans ce sens;
8. Prévoir et commander le matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du Service de la bibliothèque tel que de vérifier les marchandises et les factures, faire les réclamations nécessaires;
9. Effectuer les appels de service requis auprès des divers fournisseurs ou des services internes concernant le bon fonctionnement général de la bibliothèque et assure la liaison avec le Service des travaux publics et du génie pour les divers travaux ou inspections qui sont réalisés à son Service;
10. Préparer les cartes de temps des employés de la bibliothèque tel que de compiler leurs heures de travail, leurs temps supplémentaire ainsi que les primes applicables, joindre les pièces justificatives et soumettre les rapports à son supérieur immédiat pour fin de probation;
11. Commander, recevoir et inscrire de façon préliminaire les périodiques et documents reçus dans le système informatique, veiller aux réclamations, aux renouvellements des livres et des revues ainsi d’assurer la conciliation de la facturation des livres achetés;
12. Assurer à la demande de son supérieur les remplacements des employés de la bibliothèque selon les modalités établies;
13. Vérifier le bon fonctionnement des équipements de sécurité de la bibliothèque tel que, lumières d’urgence, extincteurs portatifs, trousse de premiers soins, système d’alarme et informe son supérieur des anomalies trouvées;
14. Recevoir les factures, les vérifier, les classer par priorité, en faire le suivi et les joindre au bon de commande; vérifier si la réception a été effectuée, communiquer avec les fournisseurs ou l’acheteur pour concilier certaines factures et effectuer les diverses réquisitions de chèque pour les fournisseurs et les conférenciers;
15. Préparer et envoyer les communiqués de presse ainsi que les envois publicitaires annonçant les activités et préparer les messages à afficher sur les tableaux destinés à cet effet;
16. Préparer les horaires des locaux, selon les réservations et les annulations, inscrire le descriptif des activités dans Ludik lorsque nécessaire et transmet l’information aux personnes concernées;
17. Émettre les factures aux citoyens pour des livres en retards et abimés et en assurer le suivi en collaboration avec le Service des finances et du greffe.



QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

DEP en secrétariat;
Excellente connaissance du français écrit et parlé;
12 mois à 18 mois d’expérience en bureautique;
Anglais fonctionnel, un atout;
Maîtrise des logiciels : Word, Excel, Outlook, Ludik, Power Point

QUALITÉS REQUISES

Polyvalence
Souci du détail et de la qualité
Entregent
Bonne communication verbale et écrite
Bon esprit d’équipe
Dynamisme
Bon jugement
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie et initiative
Bonne capacité d’adaptation

 

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 0-2 années

Paquet

Salary: 24.78$ par heure