Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Agent – soutien administratif

Fédération québécoise des municipalités - FQM

C'est une position du type Temps-Plein à Québec, QC publiée le juillet 26, 2017.

La Fédération québécoise des municipalités (FQM), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme à but non lucratif. Elle a pour mission de défendre l’autonomie et les pouvoirs des municipalités de même que le développement des régions. La FQM compte 1 000 municipalités locales et municipalités régionales de comté membres et s’appuie sur une force de 7 000 élus.

Avec la venue prochaine des élections municipales, plus précisément à partir du 5 novembre prochain, la FQM proposera à quelques milliers de nouveaux élus, une série de formations. Dans ce contexte, la FQM a planifié plus de 250 cours destinés à être diffusés avant décembre 2018. Afin de mener adéquatement les opérations, nous recherchons une personne pour contribuer au succès du volet logistique qui collaborera très étroitement avec la technicienne au développement des compétences.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • S’assurer de la conformité des commandes auprès des fournisseurs, de réservations de salles, équipements audiovisuels, traiteurs, etc.;
  • Assurer les confirmations auprès des formateurs et l’envoi des informations pertinentes pour chaque formation;
  • Classer la documentation et gérer la logistique liée à chaque cours afin d’assurer un suivi adéquat à l’aide de tableaux Excel ainsi que de dossiers papier;
  • Collaborer à la préparation et à l’envoi de matériel pédagogique supportant chaque session;
  • Saisir et extraire l’information dans la base de données;
  • Réviser des textes et assurer la mise en page de documents;
  • Recevoir, à l’occasion, des appels téléphoniques liés au service du développement des compétences.

COMPÉTENCES

  • Nous recherchons une personne courtoise, débrouillarde, qui possède le sens de l’initiative et de la polyvalence.

EXIGENCES

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) complété dans un domaine pertinent ou diplôme d’études collégiales (DEC);
  • 3 ans d’expérience dans un poste exigeant du travail d’équipe, du suivi de dossiers auprès de fournisseurs et/ou de clients et du suivi de procédures;
  • Maîtrise la réception et l’envoi de courriels via Outlook;
  • Connaissance d’Excel;
  • Connaissance de File Maker (un atout).


DURÉE DU CONTRAT

Contrat d’une durée déterminée de 7 mois, à raison de 35 heures par semaine, et ce, à partir de septembre 2017. Veuillez prendre note que ce poste pourrait être prolongé au besoin.


Pour postuler

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le vendredi 18 août 2017 à l’attention de Mme Sandie Pecqueur à l’adresse suivante : specqueur@fqm.ca.

 

*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.

La Fédération québécoise des municipalités (FQM), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme à but non lucratif. Elle a pour mission de défendre l’autonomie et les pouvoirs des municipalités de même que le développement des régions. La FQM compte 1 000 municipalités locales et municipalités régionales de comté membres et s’appuie sur une force de 7 000 élus.

Avec la venue prochaine des élections municipales, plus précisément à partir du 5 novembre prochain, la FQM proposera à quelques milliers de nouveaux élus, une série de formations. Dans ce contexte, la FQM a planifié plus de 250 cours destinés à être diffusés avant décembre 2018. Afin de mener adéquatement les opérations, nous recherchons une personne pour contribuer au succès du volet logistique qui collaborera très étroitement avec la technicienne au développement des compétences.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • S’assurer de la conformité des commandes auprès des fournisseurs, de réservations de salles, équipements audiovisuels, traiteurs, etc.;
  • Assurer les confirmations auprès des formateurs et l’envoi des informations pertinentes pour chaque formation;
  • Classer la documentation et gérer la logistique liée à chaque cours afin d’assurer un suivi adéquat à l’aide de tableaux Excel ainsi que de dossiers papier;
  • Collaborer à la préparation et à l’envoi de matériel pédagogique supportant chaque session;
  • Saisir et extraire l’information dans la base de données;
  • Réviser des textes et assurer la mise en page de documents;
  • Recevoir, à l’occasion, des appels téléphoniques liés au service du développement des compétences.

COMPÉTENCES

  • Nous recherchons une personne courtoise, débrouillarde, qui possède le sens de l’initiative et de la polyvalence.

EXIGENCES

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) complété dans un domaine pertinent ou diplôme d’études collégiales (DEC);
  • 3 ans d’expérience dans un poste exigeant du travail d’équipe, du suivi de dossiers auprès de fournisseurs et/ou de clients et du suivi de procédures;
  • Maîtrise la réception et l’envoi de courriels via Outlook;
  • Connaissance d’Excel;
  • Connaissance de File Maker (un atout).

DURÉE DU CONTRAT

Contrat d’une durée déterminée de 7 mois, à raison de 35 heures par semaine, et ce, à partir du septembre 2017. Veuillez prendre note que ce poste pourrait être prolongé au besoin.

Pour postuler

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le vendredi 18 août 2017 à l’attention de Mme Sandie Pecqueur à l’adresse suivante : specqueur@fqm.ca.

 

*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D