Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Adjoint administratif, Opérations et environnement

Administration portuaire de Québec

C'est une position du type Temps-Plein à Québec, QC publiée le juillet 25, 2017.

**L’utilisation de la forme masculine n’a pour but que d’alléger le texte

Relevant du vice-président, Opérations et environnement (VP), le titulaire du poste assure le soutien administratif du VP et de certains membres de son équipe.  Il effectue le suivi de divers dossiers et participe, avec l’équipe en place, à la préparation des différents dossiers de son département.  Il assume ainsi les principales responsabilités suivantes :

 

  • Tenir à jour l’agenda du VP, fixer des rendez-vous, effectuer des réservations, répondre aux invitations et organiser des voyages d’affaires;
  • Gérer le calendrier des comités opérations et des régies internes et inviter les participants;
  • Participer à la rédaction des ordres du jour des réunions des comités opérations et des régies internes, assister aux rencontres à titre de secrétaire, rédiger les comptes rendus de ces rencontres et faire le suivi de des dossiers internes et de l’avancement des projets;
  • Effectuer le suivi des livrables auprès des gestionnaires et des employés du département;
  • Créer, suivre et rédiger les rapports des indicateurs de performance interne (taux de participation, délais, nombre de rencontres, etc.) ainsi que ceux demandés lors des comités;
  • Proposer le calendrier de garde des employés du département et transmettre les données requises au Service des ressources humaines et à la Capitainerie;
  • Saisir, compiler et traiter des données dans le système informatique et transmettre des renseignements lors des demandes internes (facturation des clients, bons de travail, etc.);
  • Participer à l’ébauche lors de la rédaction de documents administratifs et procédures (cartographie de procédure, schéma, entente, procédure-cadre, directives, documents maritimes informatifs, études, rapports, fiches, etc.), en effectuer la correction finale ainsi que la numérisation;
  • Aider à la conception d’appels d’offres et d’addenda et les déposer sur MERX;
  • Assurer un suivi avec la conformité juridique pour les divers contrats et appels d’offres;
  • Peut être appelée, en l’absence du VP, à assister à certaines rencontres afin de prendre des notes et assurer le suivi;
  • Effectuer le suivi du calendrier des vacances des employés de son département;
  • Effectuer la traduction de certains documents internes (comités);
  • Préparer des salles de réunion pour différents types de rencontres et accueillir les visiteurs;
  • Traiter les appels téléphoniques du VP et de certains membres de l’équipe;
  • Accueillir les visiteurs du VP et leur fournir des renseignements généraux;
  • Dépouiller et trier le courrier dès la réception et le distribuer aux bons destinataires;
  • Apporter un support à son supérieur hiérarchique pour différents mandats;
  • Réaliser toutes autres tâches connexes.

PROFIL RECHERCHÉ

Exigences :

  • DEC en technique de bureautique ou équivalent;
  • Expérience minimum de 4 années dans des fonctions similaires;
  • Connaissance de la suite Office;
  • Très bonne capacité de rédaction et excellente maîtrise du français;
  • Anglais de niveau intermédiaire (écrit et parlé);
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation;
  • Sens du service à la clientèle;
  • Rigueur;
  • Haut niveau de tact et de discrétion (compte tenu de la nature du poste, la confidentialité absolue est requise);
  • Flexibilité.

Atout :

  • Connaissance du milieu maritime.

Une combinaison de scolarité et/ou d’expérience pertinente pourront être jugées équivalentes.

 

INFORMATION ADITIONNELLE

L’APQ offre une rémunération concurrentielle et une gamme complète d’avantages sociaux (régime de retraite à cotisations déterminées, plan d’assurance collective, programme de santé au travail, programme d’aide aux employés exhaustif, etc.).

 

CANDIDATURE

Bien vouloir transmettre votre curriculum vitae au plus tard le dimanche 6 août 2017.  Le Service des ressources humaines communiquera uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D