Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Adjoint administratif

Fleur de Lys Centre commercial

C'est une position du type Temps-Plein à Québec, QC publiée le juillet 27, 2017.

Relevant de la gestionnaire de propriété, vous serez responsable de la réception du bureau d’administration, de la collecte des loyers et des comptes fournisseurs du centre.

Sommaire

 Fleur de Lys Centre commercial est à la recherche d’un adjoint administratif énergique et responsable. Le candidat idéal possède beaucoup d’entregent et une personnalité dynamique avec une attitude positive envers la vie et le travail.  Il doit avoir une bonne capacité d’adaptation avec la constante évolution des priorités et être à l’aise dans un environnement au rythme rapide.  Le candidat retenu doit faire preuve de débrouillardise et être capable de travailler de façon autonome pour respecter les délais. Son rôle principal sera d’assurer un soutien administratif pour l’équipe de gestion ainsi que des fonctions de réception de base. Ce poste exige quelqu’un avec d’excellentes aptitudes organisationnelles, une bonne connaissance du travail de bureau et la maîtrise de la suite Microsoft Office.

Responsabilités

  • Fournir un support administratif, tel que requis par la gestionnaire de propriété, la direction générale et l’équipe de gestion incluant la préparation de documents, la saisie de données, la mise à jour de banque de données, les suivis nécessaires auprès des locataires, faire des photocopies, du classement et la manipulation de documents confidentiels;
  • Effectuer les tâches afférentes à la réception, incluant la réception des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs qui se présentent, dater et distribuer le courrier, prioriser et diriger la correspondance afin de s’assurer d’un délai de réponse et d’un service clientèle dans les meilleurs délais;
  • Traiter les factures (réception, vérification, préparation des paiements); 
  • S’assurer de la réception des paiements de loyer des locataires;
  • Superviser les comptes recevables et assister la gestionnaire de propriété dans le recouvrement;
  • Préparer et déposer quotidiennement les paiements reçus;
  • Effectuer de la correspondance interne et externe; préparer des documents tels que des états de compte, des factures, des communiqués, des avis et autres correspondance;
  • Effectuer les commandes de fournitures de bureau;
  • Effectuer les suivis nécessaires auprès des locataires afin d’obtenir tous les rapports de ventes mensuels, les entrer dans le système, produire le rapport consolidé mensuel; Faire les appels de service pour les équipements de bureau (photocopieur, téléphones et machine à timbrer);
  • Maintenir le système de classement des documents de location et des documents légaux;
  • Obtenir, vérifier et faire le suivi des certificats d’assurance des locataires;
  • Compiler les comptes de dépenses des directeurs pour approbation;
  • Organiser occasionnellement des rencontres d’équipe, avec des locataires, des fournisseurs ou autres partenaires. S’occuper de commander la nourriture, des rafraîchissements et autres fournitures nécessaires aux rencontres;
  • S’assurer que la réception soit bien rangée et organisée pour maintenir une image professionnelle;
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigences / compétences recherchées

  • Diplôme d’études collégiales en comptabilité, finances ou bureautique;
  • 3 à 5 années d’expérience pertinente;
  • Expérience dans le domaine de l’immobilier (un atout);
  • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (essentiel);
  • Maîtrise de la suite Office, notamment Excel et Word;
  • Connaissance du système comptable MRI (un atout);
  • Sens de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités;
  • Aptitude à résoudre les problèmes; 
  • Autonomie;
  • Souci du détail;
  • Capacité de fournir un excellent service à la clientèle;
  • Esprit d’équipe.

 Poste temporaire 1 an (congé de maternité)

 

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D