Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Coordonnateur administratif

A2DESIGN

C'est une position du type Temps-Plein à Montréal, QC publiée le août 10, 2017.

Le coordonnateur travaille sous la direction générale et en coordination avec la directrice financière et la coordonnatrice administrative (bureau de Laval) pour un poste à temps plein à notre bureau de Montréal.


PRINCIPALES TÂCHES & RESPONSABILITÉS

GESTION DE PROJETS :

  • Procède à l’ouverture et fermeture de projet et fait le suivi des étapes ;
  • Analyse les feuilles de temps et fait le suivi des heures de projets ;
  • Prépare les rapports par projet, selon les demandes des chargés de projets ou des associés.
  • Prépare, envoie et fait le suivi de facturation ou d’heures de projets aux clients ;
  • Prépare le dossier de facturation (comptabilisation des heures et frais facturables) ;
  • Vérifie les feuilles de temps, les entrées et fait les corrections nécessaires ;
  • Obtient tous les reçus de dépenses à rembourser, s’assure que les entrées soient faites dans le logiciel La Casserole et que les frais remboursables soient identifiés à l’employé et facturables au client ;
  • Fait la coordination avec l’administration et suivis des projets ;

ADMINISTRATION

  • Participe aux différentes étapes du processus de prévente ; préparation des contrats, appels d’offres, etc. ;
  • Prépare la facturation et contrôle les frais selon les ententes établies sur les contrats ;
  • Rédige, met en page, transmet et suit : lettres, textes promotionnels, offres de services, échéanciers, tableaux de compilation et correspondance ;
  • Traduit certains documents ;
  • Accueil les clients et visiteurs ;
  • Tient l’inventaire des fournitures de bureau ;
  • Prépare, organise ou offre du soutien à d’autres tâches connexes à la demande des associés ;
  • Prépare et coordonne les rendez-vous ou réunions des associés ;
  • Prépare la petite caisse, comptes Visa, comptes de dépenses et de kilométrage des associés ;
  • Répond, filtre et achemine les appels téléphoniques ;
  • Gère la logistique de bureau : téléphone, clés, système d’alarme, photocopieur, etc. ;
  • Prépare et assure l’entretien des salles de réunion en fonction des réunions fixées au calendrier ;
  • Organise ou offre du soutien pour les évènements, activités, réseautages, congrès, réservation de transports, etc. ;
  • Gère la correspondance (courrier et courriels) reliée à la comptabilité et à l’administration ;
  • Fait la gestion de documents, le classement des dossiers actifs et l’archivage des dossiers administratifs ;
  • Accomplir tout autre travail demandé ou tout autres tâches diverses.

 

SUPPORT AUX VENTES

  • Offre du support à l’équipe de ventes ;
  • Offre un support à la planification de stratégies de croissance ;
  • Prépare les rapports de ventes et prévisions ;
  • Support à l’analyse et veille au développement de la clientèle actuelle et futur ;
  • Identifie et cible des opportunités afin d’accroître la visibilité afin de promouvoir A2DESIGN ;
  • Organise ou offre du soutien pour les évènements, activités, réseautages, congrès, réservation de transports, etc. ;
  • Coordonne les levées de fonds pour des œuvres philanthropique ;

  • Diplôme d’études collégiales dans un domaine lié aux principales responsabilités, et cinq (5) ans d’expérience (minimum) dans un poste similaire ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit. Parfaitement bilingue dans le domaine de l’architecture et du design ;
  • Excellent sens de l’organisation et capacité éprouvée à établir des priorités ; bon sens des relations interpersonnelles et de la communication ;
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler simultanément sur divers projets ou tâches avec précision ;
  • Capacité de travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés ; grande minutie ;
  • Ingéniosité et initiative hors pair ; capacité de travailler de manière autonome ou en équipe ;
  • Connaissances dans le domaine de l’immobilier, de la construction, de l’architecture et du design ;
  • Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) ;

 

ATOUT

  • Connaissance du logiciel La Casserole (atout), sinon intégration et formation par l’employeur ;
  • Connaissance de MS Project
  • Connaissance INDESIGN

Seuls les candidats retenus seront contactés.

Le masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte seulement.


PROFIL DE L’ENTREPRISE

A2DESIGN génère la réussite des projets de design commerciaux, d’aménagement de bureaux, de complexes résidentiels multi habitations, institutionnels et industriels.

Nous croyons en l’esthétisme, la fonctionnalité, l’efficacité et proposons des solutions intégrées qui respectent les budgets, les échéanciers et les objectifs d’affaires de nos clients. Nous sommes une équipe multidisciplinaire d’expérience qui unit ses talents afin d’atteindre l’excellence dans la réalisation de chaque projet.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 6-9 années

Paquet

Salary: N/D