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Coordonnateur administratif (CR2881)

Université McGill

C'est une position du type Contrat à Montréal, QC publiée le août 4, 2017.

Titre du poste: 

Coordonnateur administratif (PED 00034, DD009J, Level 009J)

Sommaire du poste: 

Sous l’autorité de son supérieur immédiat, planifier et exécuter des projets et des expériences en laboratoire. Accomplir des tâches techniques dans les domaines de la biologie, de la chimie, de la physiologie, etc. Sélectionner et modifier les méthodologies. Analyser et interpréter des données. Tenir lieu de personne-ressource, régler des problèmes et fournir des directives à d’autres employés. Participer à la préparation de manuscrits. Assurer l’entretien d’équipements.

Responsabilités et tâches principals: 

  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
  • Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
  • Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
  • Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s’imposent et assurer un suivi.
  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
  • Coordonner l’organisation d’événements comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.
  • Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.
  • Assurer la disponibilité des fournitures et de l’équipement et effectuer les achats. Faire réparer l’équipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse.
  • Se servir du matériel de bureau standard comme un ordinateur personnel, une machine à écrire, une calculatrice, une photocopieuse et un télécopieur.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

Grade de 1er cycle (biologie ou sciences)

Deux (2) ans d’expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 

Capacité d’attention, et désir d’apprendre, ainsi qu’adaptation au changement dans un environnement qui a pour mission la formation et de développement de l’organisation. Sens exemplaire du service à la clientèle et entregent. Capacité éprouvée de gérer efficacement une vaste gamme de priorités concurrentes, selon les délais impartis. Expérience de travail dans un département RH, de préférence dans un poste de support et service à la clientèle. Capacité d’aider les participants, les employés, les animateurs des ateliers et autres clients, que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne, et de répondre à leurs questions. Bon jugement et grand sens de l’organisation; aptitude à fixer les priorités et à mener plusieurs tâches de front. Grand souci de la qualité, et aptitude à gérer d’importants volumes de données de façon précise. Souci du détail et capacité manifeste de relire et de corriger des documents en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées. Capacité de fournir un soutien logistique à divers événements d’apprentissage et de reconnaissance : inscription, installation et désinstallation du matériel, y compris de l’équipement, la coordination des invitations, les services de traiteur, etc., le cas échéant. À l’aise d’évoluer dans un environnement informatique en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données et de présentation, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint), Survey Monkey, ainsi que les systèmes d’inscription. Aptitude confirmée à utiliser Banner et Minerva. Grande capacité à soutenir les initiatives en ligne (système d’inscriptions, CenterStage, gestion des nouvelles plateformes Web de formation et d’apprentissage). Expérience de la mise à jour de pages Web et des médias sociaux, un atout. Bilinguisme et Solides aptitudes en rédaction et en communication; français et anglais, parlés et écrits.

Numéro de référence: 

17-0757/CR2881

Titre du supérieur immédiat: 

Directeur, Développement organisationnel

Échelle salariale: 

$22.72 – $31.34

Faculté/Unité: 

Ressources Humaines

Type de poste: 

Full-Time

Heures par semaine: 

33.75

Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d’identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d’accompagnement en indiquant clairement le numéro de référence :

Par poste :

Université McGill, Ressources humaines, Dotation

688, rue Sherbrooke Ouest, bureau 1520

Montréal (Québec)

H3A 3R1

Par télécopieur :

(514) 398-5315

Par courriel :

staffing.hr@mcgill.ca

LES CANDIDATURES DOIVENT NOUS PARVENIR DANS LES HUIT (8) JOURS OUVRABLES DE LA DATE D’AFFICHAGE.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue. L’Université McGill souscrit à la diversité et à l’équité en matière d’emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

 

Compétences requises

  • Niveau d'études: Aucune
  • Années d'expériences: Aucune

Paquet

Salary: N/D